Thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N) là một trong những tài liệu thiết yếu trong quy trình xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về khái niệm A/N, qua đó, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu.
Thông báo hàng đến (A/N) là gì?
Thông báo hàng đến tiếng Anh là Arrival Notice. A/N (viết tắt của Arrival Notice) là một chứng từ vận tải mà hãng tàu hay hãng hàng không gửi cho người nhận hàng nhằm mục đích thông báo cho họ về ngày lô hàng đến điểm đích.
Khi nói đến việc phát hành A/N, có hai đối tượng chính tham gia:
- Hãng tàu phát hành A/N tới khách hàng: Điều này xảy ra khi khách hàng trực tiếp thuê dịch vụ vận chuyển của hãng tàu đối với hàng FCL (Full Container Load).
- Đại lý hãng tàu hoặc công ty vận tải phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng thuê dịch vụ vận chuyển từ bên thứ ba là Đại lý hãng tàu hoặc công ty vận tải đang làm việc với hãng tàu. Hãng tàu sẽ phát hành A/N tới đại lý hoặc đơn vị vận tải, rồi sau đó đơn vị này sẽ phát hành giấy báo hàng đến lại tới khách hàng. Điều này áp dụng cho cả hàng FCL và LCL (Less than Container Load).
Đặc điểm của Thông báo hàng đến (A/N)
Thông báo hàng đến không phải là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ giao nhận hàng. A/N không có giá trị pháp lý để lấy hàng mà chỉ mang tính chất thông báo thông tin.
Thường thì, A/N được gửi trước hoặc ngay khi hàng đến cảng/sân bay đích. Hình thức gửi có thể qua email, fax, hoặc bản giấy. Nội dung của A/N thường bao gồm thông tin về ETA (Estimated Time of Arrival) cùng với hướng dẫn xử lý cho người nhận hàng.
Ngoài ra, A/N cũng chứa thông tin tóm tắt về lô hàng và hành trình, từ đó tạo điều kiện cho người nhận chuẩn bị tốt hơn trong việc nhận hàng.
Chức năng của Thông báo hàng đến (A/N)
Thông báo hàng đến đóng vai trò quan trọng không chỉ cho đơn vị phát hành mà còn cho người nhận thông báo:
1. Đối với đơn vị phát hành
- Căn cứ để thông báo tiến độ hàng hóa: Thông qua A/N, chủ hàng có thể biết được tình trạng và tiến độ của hàng hóa.
- Thu phí và phụ phí: A/N cũng giúp xác định các chi phí cần thu từ người nhận hàng để đảm bảo quyền lợi tài chính cho đơn vị phát hành.
- Xác định số lượng hàng hóa thực tế: Dựa vào A/N, đơn vị phát hành có thể xác định số lượng hàng hóa thực tế sẽ được dỡ tại cảng nhập.
- Giải quyết tranh chấp: Nếu có vấn đề phát sinh giữa bên nhận hàng và bên phát hàng, A/N sẽ là căn cứ để giải quyết các tranh chấp này.
2. Đối với người nhận thông báo
- Lập phương án khai thác hàng hóa: Người nhận sẽ sử dụng thông báo hàng đến để chuẩn bị kế hoạch nhận hàng.
- Tính toán chi phí thanh toán: A/N sẽ giúp người nhận hiểu rõ các chi phí cần thanh toán để nhận hàng.
- Kiểm tra số lượng hàng thực tế: Dựa trên thông tin trong A/N, người nhận có thể xác nhận số lượng hàng thực tế so với bill để biết liệu hàng về đủ hay thiếu.
- Khai báo hải quan điện tử: Thông tin từ A/N cũng sẽ được dùng để hoàn tất thủ tục khai báo hải quan điện tử.
Trên A/N có những thông tin nào cần lưu ý?
Khi nhận được A/N, có một số thông tin quan trọng mà người nhận cần chú ý:
1. Thông tin lô hàng
- Bill of Lading No. (Số vận đơn): Mã số nhận diện duy nhất của vận đơn, dùng để tra cứu và quản lý lô hàng
- House / Master B/L (Loại vận đơn): House B/L do forwarder phát hành, Master B/L do hãng tàu phát hành; thể hiện mối quan hệ giữa các bên vận chuyển
- Mã container (nếu có): Mã số của container chứa hàng, giúp theo dõi và quản lý container
- Số lượng kiện hàng, trọng lượng, thể tích (Gross Weight, CBM): Thông tin chi tiết về lô hàng để phục vụ việc vận chuyển và tính phí
2. Thông tin tàu và hành trình
- Vessel Name (Tên tàu): Là tên của con tàu chở hàng trong lô hàng quốc tế
- Voyage Number (Số chuyến): Là mã số định danh chuyến đi cụ thể của con tàu đó, giúp theo dõi hành trình và lịch trình
- Port of Loading (Cảng đi): Cảng hàng hóa xuất phát hoặc sân bay hàng hóa xuất phát
- Port of Discharge (Cảng đến): Cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích nơi hàng hóa được dỡ
- ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian dự kiến hàng hóa sẽ đến cảng dỡ hoặc sân bay đích
3. Thông tin người liên quan
- Shipper (Người gửi): Tên, địa chỉ liên lạc củ người gửi hàng/người bán
- Consignee (Người nhận): Tên, địa chỉ liên lạc của người nhận hàng/người mua
- Notify Party (Người được thông báo): Thông tin chi tiết bên thông báo (có thể là đại lý hải quan/công ty giao nhận vận tải được chỉ định bởi người nhận hàng) bao gồm tên, địa chỉ, chi tiết liên lạc
4. Các loại phí & hướng dẫn thanh toán
- Local Charges (Phí địa phương): Là các khoản phí do hãng tàu hoặc forwarder thu tại cảng đến, ví dụ phí Terminal Handling Charge (THC), phí vệ sinh container, phí chứng từ,…
- Cước vận tải: Phí vận chuyển quốc tế mà người nhập khẩu phải trả nếu theo điều kiện FOB, FCA, FAS,…
- Thời hạn thanh toán / hạn nhận hàng: Mốc thời gian cần thanh toán để tránh phí lưu bãi
- Thông tin tài khoản ngân hàng của hãng tàu: Chi tiết tài khoản ngân hàng của hãng tàu để người nhập khẩu chuyển khoản theo yêu cầu trong invoice hoặc thông báo thanh toán
So sánh Arrival Notice (A/N) và Delivery Order (D/O)
Trong hoạt động nhập khẩu, hai chứng từ Arrival Notice (A/N) và Delivery Order (D/O) thường xuất hiện liên tiếp trong quy trình nhận hàng. Tuy nhiên, vì chúng đều liên quan đến việc hàng đến cảng và bàn giao cho người nhận, nên nhiều người mới làm quen với xuất nhập khẩu có thể dễ nhầm lẫn chức năng, thời điểm sử dụng và vai trò của chúng. Sau đây là bảng so sánh chi tiết hai loại chứng từ này:
| Tiêu chí | A/N (Arrival Notice) | D/O (Delivery Order) |
| Tên gọi tiếng Việt | Giấy báo hàng đến | Lệnh giao hàng |
| Chức năng chính | Thông báo hàng đã/sắp đến cảng/sân bay | Cho phép người nhận đi lấy hàng |
| Tính chất pháp lý | Không có giá trị pháp lý để nhận hàng | Là chứng từ bắt buộc để nhận hàng từ hãng tàu |
| Thời điểm phát hành | Trước hoặc khi hàng đến | Sau khi thanh toán đủ phí và hoàn tất thủ tục cần thiết |
| Đơn vị phát hành | Hãng tàu, forwarder, hãng hàng không | Hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder |
| Người nhận | Consignee hoặc Notify Party | Consignee hoặc người được ủy quyền |
| Hình thức phát hành | Email, bản giấy, fax | Bản giấy có ký tên, đóng dấu hoặc điện tử |
| Chi phí | Thường không tính phí phát hành | Có thể tính phí phát hành D/O (D/O fee) |
| Giá trị sử dụng | Để chuẩn bị nhận hàng: thanh toán, lấy D/O, khai báo hải quan | Để mang ra cảng/sân bay làm thủ tục nhận hàng |
Quy trình xử lý sau khi nhận A/N
Bước 1: Kiểm tra thông tin trên A/N
Bước đầu tiên trong quy trình là kiểm tra thông tin trên A/N. Việc này bao gồm:
- Đối chiếu các thông tin quan trọng: Người nhận nên đối chiếu thông tin như số vận đơn, tên tàu, ETA, cảng đến, số container và loại hàng
- Kiểm tra sai sót: Xác minh xem có sai sót nào về số lượng, ngày tháng hoặc tên công ty không. Nếu có lỗi, nên liên hệ với bên phát hành ngay lập tức
Bước 2: Xác nhận phí và thanh toán (nếu có)
Sau khi đã kiểm tra thông tin, người nhận cần xác nhận các phí liên quan:
- Đọc kỹ phần local charges và freight charges: Cần xem xét các khoản phí này để tránh những bất ngờ khi nhận hàng
- Tiến hành thanh toán: Nếu có phí cần thanh toán, người nhận cần hoàn tất trước khi xin D/O
Bước 3: Nhận lệnh giao hàng (D/O)
Khi các bước trước đã hoàn thành, người nhận sẽ cần tiến hành nhận D/O:
- Nộp vận đơn và chứng từ cần thiết: Cung cấp các tài liệu cần thiết cho hãng tàu hoặc forwarder để lấy D/O
- Nhận Delivery Order: Sau khi nộp đủ hồ sơ, người nhận sẽ nhận được D/O, cho phép họ lấy hàng
Bước 4: Chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan
Trước khi nhận hàng, người nhận cần chuẩn bị hồ sơ hải quan:
- Soạn và nộp tờ khai hải quan điện tử: Thực hiện khai báo điện tử là cần thiết để thông quan hàng hóa
- Đính kèm bộ chứng từ nhập khẩu: Hồ sơ cần có hóa đơn, packing list, vận đơn, C/O (nếu có), D/O
Bước 5: Làm thủ tục thông quan
Bước cuối cùng trong quy trình là làm thủ tục thông quan:
- Nộp tờ khai, đóng thuế (nếu có): Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ tài chính đã được thực hiện
- Kiểm tra hồ sơ và thông quan hàng hóa: Tuân thủ quy định để hàng hóa được thông quan hợp pháp
Bước 6: Sắp xếp nhận hàng tại cảng/sân bay
Cuối cùng, người nhận cần xác định cách thức để lấy hàng:
- Liên hệ kho, cảng để lấy hàng: Đây là bước cuối cùng để hoàn tất việc nhận hàng
- Cung cấp D/O và chứng từ đã thông quan: Đảm bảo rằng các giấy tờ cần thiết đã được cung cấp để lấy hàng từ kho
Những lưu ý quan trọng khi xử lý A/N
Khi xử lý A/N, có một số điều quan trọng mà người nhận cần lưu ý:
1. Kiểm tra kỹ thông tin trên A/N
Thông tin trên A/N là cơ sở để thực hiện các thủ tục nhận hàng. Việc kiểm tra chính xác mọi chi tiết là rất quan trọng, bởi một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra trì hoãn hoặc các vấn đề pháp lý.
2. Đảm bảo giấy tờ đầy đủ và hợp lệ
Giấy tờ và chứng từ cần được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ. Nếu thiếu một trong các tài liệu quan trọng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc nhận hàng. Những giấy tờ cần thiết bao gồm:
- Vận đơn: xác nhận quyền sở hữu hàng hóa
- Giấy giới thiệu: cần có giấy ủy quyền từ công ty nếu người nhận không phải là người ký hợp đồng
- Giấy tờ tùy thân: căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người nhận hàng
3. Quản lý thời gian hiệu quả
Thời gian là yếu tố quan trọng trong xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần quản lý thời gian một cách hiệu quả để đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội nhận hàng đúng hạn. Mọi sự chậm trễ có thể dẫn đến các vấn đề phát sinh như:
- Phí lưu kho: nếu không nhận hàng đúng hạn, bạn sẽ phải trả thêm phí lưu kho
- Phí lưu container: nếu container không được giải phóng kịp thời, sẽ phát sinh phí lưu container
4. Đối phó với các vấn đề phát sinh
Trong quá trình xử lý A/N, có thể phát sinh nhiều vấn đề ngoài ý muốn. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng cho những tình huống này và có phương án xử lý phù hợp.
- Chi phí phát sinh: các phí không được thông báo trước có thể khiến doanh nghiệp bị động. Hãy yêu cầu bảng kê chi tiết các khoản phí trước khi thực hiện thủ tục
- Hàng hóa thiếu hoặc hư hỏng: nếu phát hiện thiếu ót hoặc hư hỏng hàng hóa, cần lập biên bản khiếu nại ngay lập tức với các bên liên quan
5. Phối hợp hiệu quả với các bên liên quan
Khi xử lý A/N, nhà nhập khẩu sẽ cần làm việc với nhiều bên như hãng tàu, công ty giao nhận (Forwarder), hải quan và đơn vị vận chuyển nội địa. Việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bên giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế rủi ro và đảm bảo thủ tục hoàn tất nhanh chóng, tránh phát sinh sự cố không mong muốn.
6. Dự phòng các rủi ro phát sinh
Những rủi ro như thay đổi lịch tàu, hàng đến chậm hoặc hư hỏng có thể xảy ra bất ngờ. Để bảo vệ quyền lợi và duy trì tiến độ nhận hàng, doanh nghiệp nên có sẵn phương án dự phòng để kịp thời ứng phó với những tình huống phát sinh.
Kết luận
Thông báo hàng đến (A/N) là một trong những khái niệm quan trọng và không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ về A/N giúp các doanh nghiệp và người làm trong lĩnh vực logistics nắm bắt chính xác thông tin về thời điểm hàng hóa đến cảng hoặc kho bãi, từ đó có kế hoạch tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hàng hóa một cách hiệu quả.
Theo dõi Tradeint ngay để nắm vững quy trình xuất nhập khẩu, và cập nhật kịp thời các tin tức thương mại quốc tế mới nhất.
