Booking trong xuất nhập khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo chỗ trên phương tiện vận chuyển cho hàng hóa của mình. Đặc biệt với những ai mới bắt đầu tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu, việc nắm rõ khái niệm booking, cách thực hiện và vai trò của nó sẽ giúp tránh được nhiều sai sót, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng kế hoạch. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về booking trong xuất nhập khẩu dành cho người mới bắt đầu.
Booking là gì trong xuất nhập khẩu
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, booking là thuật ngữ chỉ việc đặt chỗ trước với hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty vận chuyển để đảm bảo có không gian vận chuyển cho lô hàng. Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
Hiểu đơn giản, “booking” tương đương với việc đăng ký chỗ vận chuyển cho hàng hóa của bạn. Khi bạn có lô hàng chuẩn bị xuất khẩu hoặc nhập khẩu, bạn cần làm việc với một forwarder hoặc trực tiếp với hãng tàu/hàng không để đặt chỗ trên chuyến đi phù hợp với thời gian và hành trình mong muốn.
Booking dành cho hàng FCL hay LCL?
Trong xuất nhập khẩu, booking được áp dụng cho cả FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load) – tức là dù bạn gửi nguyên container hay hàng lẻ, đều cần thực hiện booking để đặt chỗ vận chuyển.
| Tiêu chí | Booking FCL (Full Container Load) | Booking LCL (Less than Container Load) |
| Khái niệm | Đặt chỗ cho nguyên một container để vận chuyển hàng hóa. | Đặt chỗ cho một phần container, gửi chung với nhiều lô hàng khác. |
| Đơn vị gửi hàng | Doanh nghiệp thuê trọn container cho riêng mình. | Doanh nghiệp gửi hàng lẻ, không đủ để thuê container riêng. |
| Cách thức booking | Trực tiếp với hãng tàu hoặc qua forwarder. | Chủ yếu thông qua forwarder chuyên gom hàng. |
| Chi phí | Tính theo container (20ft, 40ft…), chi phí trọn gói. | Tính theo khối lượng/thể tích (CBM), có thể rẻ hơn FCL với lô hàng nhỏ. |
| Lịch trình vận chuyển | Chủ động, linh hoạt theo lịch của hãng tàu. | Phụ thuộc vào lịch gom hàng và lịch tàu của forwarder. |
| Tốc độ giao hàng | Nhanh hơn do không phải chờ gom hàng. | Chậm hơn vì phải gom đủ hàng để đóng container. |
| Rủi ro về hàng hóa | Ít bị ảnh hưởng vì chỉ có một chủ hàng trong container. | Nguy cơ lẫn hàng, hư hỏng, mất mát cao hơn do hàng gửi chung. |
| Chứng từ booking | Booking Note do hãng tàu hoặc forwarder cấp. | Booking Note do forwarder gom hàng cấp. |
| Ứng dụng phổ biến | Phù hợp với lô hàng lớn, cần chủ động lịch. | Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, lô hàng ít. |
Các tài liệu quan trọng trong quá trình Booking
Khi tiến hành booking trong xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu liên quan là vô cùng cần thiết. Những giấy tờ này không chỉ giúp đảm bảo chỗ trên phương tiện vận chuyển mà còn hỗ trợ quy trình làm thủ tục được suôn sẻ, tránh phát sinh rắc rối. Dưới đây là những tài liệu quan trọng bạn cần nắm rõ khi thực hiện booking.
Booking note (Thỏa thuận lưu khoang)
Booking note (Thỏa thuận lưu khoang) là một tài liệu hoặc chứng từ được sử dụng trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa để ghi lại các thông tin quan trọng liên quan đến việc đặt chỗ và vận chuyển hàng hóa.
Booking note thường bao gồm các thông tin như:
- Thông tin người gửi hàng (công ty xuất khẩu): Bao gồm tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ như số điện thoại và fax của người gửi hàng.
- Thông tin người phụ trách: Bao gồm tên người phụ trách logistics hoặc người đại diện của công ty xuất khẩu.
- Thông tin vận chuyển hàng: Bao gồm tên hãng tàu hoặc hãng hàng không mà booking sẽ được thực hiện.
- Cảng đi (Port of Loading): Đây là cảng nơi hàng hóa sẽ được tải lên phương tiện vận chuyển (tàu, máy bay, xe tải…).
- Cảng đến (Port of Discharge): Đây là cảng đích hoặc cảng nhận hàng hóa.
- Ngày tàu chạy (Estimated Time of Departure – ETD): Là ngày dự kiến tàu sẽ khởi hành từ cảng đi.
- Thông tin về đơn hàng: Bao gồm khối lượng hàng hóa, số lượng, kích thước và bất kỳ chi tiết nào khác liên quan đến đặc điểm của hàng hóa.
- Cước phí vận chuyển: Thông tin về cước phí, bao gồm cước trả trước (freight prepaid) hay cước trả sau (freight collect).
- Giá mua và giá bán: Thông tin về giá mua hàng và giá bán hàng hóa trên tàu.
- Các phụ phí khác: Bao gồm các phụ phí liên quan đến vận chuyển và xử lý hàng hóa như phí xếp dỡ, phí vận chuyển nội địa, phí bốc xếp, phí cân nặng…
Booking request (Yêu cầu đặt chỗ)
Chủ của lô hàng sẽ dựa theo tiến độ hàng hóa của mình và lịch tàu chạy để đặt booking. Thời điểm này gọi là booking request.
Và mỗi hãng tàu sẽ có một form riêng để yêu cầu booking request, có thể là lên wedsite điền thông tin, có hãng tàu phải gửi qua email để yêu cầu booking request. Nhưng phải đảm bảo cung cấp được các thông tin chính như sau:
- Thông tin công ty xuất khẩu: địa chỉ, người phụ trách, số điện thoại…
- Thông tin hành trình vận chuyển: Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy…
- Thông tin hàng hóa: Số lượng (volume), tên mặt hàng (commodity).
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
Booking confirmation (Xác nhận đặt chỗ)
Khi booking request được nhà vận chuyển chấp nhận thì họ sẽ phản hồi lại xác nhận đặt chỗ này (mọi người thường gọi là booking confirmation). Khi đó booking confirmation sẽ có các thông tin như sau:
- Số Booking (Booking Number): Mã số duy nhất dùng để tra cứu, theo dõi lô hàng.
- Tên hãng tàu hoặc forwarder: Bên cung cấp dịch vụ vận chuyển.
- Lịch trình tàu (vessel & voyage): Tên tàu và số chuyến cụ thể đã được đặt.
- Ngày cut-off/closing time: Hạn cuối giao container tại cảng/ICD.
- Cảng đi và cảng đến: Giống thông tin từ Booking Request, xác nhận lại.
- Ngày ETD và ETA: Ngày khởi hành và ngày đến dự kiến.
- Thông tin container: Loại container, số lượng, nơi nhận container rỗng.
- Ghi chú đặc biệt (nếu có): phụ phí, yêu cầu về chứng từ, hướng dẫn gửi HBL…
Quy trình làm Booking cho hàng hóa xuất nhập khẩu
Bước 1: Tìm kiếm và lựa chọn hãng tàu phù hợp
Việc lựa chọn hãng tàu phù hợp không chỉ giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ mà còn tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro phát sinh. Để chọn được hãng tàu phù hợp, công ty xuất khẩu cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Tuyến đường và thời gian: Chọn hãng có lịch trình phù hợp với điểm đi và điểm đến, đảm bảo giao hàng đúng hạn.
- Loại hàng hóa: Chọn hãng có dịch vụ phù hợp với đặc tính hàng (hàng lạnh, hàng nguy hiểm…).
- Chi phí: So sánh giá cước và phụ phí để tối ưu chi phí vận chuyển.
- Uy tín và độ tin cậy: Ưu tiên hãng có lịch sử hoạt động tốt, dịch vụ chuyên nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Hãng có hệ thống booking online và hỗ trợ xử lý sự cố nhanh sẽ thuận tiện hơn.
Bước 2: Gửi yêu cầu Booking
Doanh nghiệp gửi yêu cầu đến hãng tàu với đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng như ngày dự kiến xuất bến, cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, yêu cầu về vị trí và thời gian cung cấp container rỗng, thời gian miễn lưu bãi tại cảng.
Bước 3: Nhận và xác nhận Booking
Hãng tàu sau khi nhận yêu cầu sẽ kiểm tra tính khả thi dựa trên lịch trình tàu, tình trạng container và năng lực vận chuyển. Nếu có thể đáp ứng, hãng tàu sẽ gửi lại cho người gửi hàng hoặc forwarder xác nhận booking chính thức kèm theo packing list (phiếu đóng gói) để xác nhận thông tin lô hàng. Đây là bước quan trọng đánh dấu việc hãng tàu đã dành chỗ vận chuyển cho lô hàng của bạn.
Đọc thêm: Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List – P/L) là gì?
Bước 4: Duyệt lệnh và lấy container rỗng
Người gửi hàng hoặc đại diện phải đến văn phòng hãng tàu hoặc kho để thực hiện duyệt lệnh booking, ký các giấy tờ liên quan và nhận container rỗng. Đây là bước chuẩn bị cuối cùng trước khi tiến hành đóng hàng. Việc lấy container đúng thời gian quy định sẽ đảm bảo hàng hóa được đóng gói và vận chuyển đúng tiến độ, tránh phát sinh phí lưu container hoặc trễ kế hoạch xuất bến.
Một số lưu ý khi lấy Booking note
- Kiểm tra kỹ các thông tin về hàng hóa như mã hàng, số lượng, kích thước, trọng lượng… để đảm bảo rằng thông tin trên Booking note là đúng và phù hợp với yêu cầu của bạn.
- Xác định các yêu cầu về vận chuyển như phương tiện vận chuyển (container, tàu, máy bay…), điểm bắt đầu và điểm đến, thời gian vận chuyển dự kiến… Đảm bảo rằng Booking note đáp ứng các yêu cầu này và phù hợp với kế hoạch xuất nhập khẩu của bạn.
- Đặt lịch và lấy Booking note đúng thời hạn quy định. Nên lập kế hoạch trước và thực hiện các thủ tục liên quan đúng thời gian để tránh gây trễ hẹn hoặc các vấn đề phát sinh khác.
- Đọc kỹ và hiểu các điều khoản và điều kiện liên quan đến Booking note. Điều này bao gồm các quy định về phí vận chuyển, bảo hiểm, trách nhiệm, thủ tục đăng ký, hủy bỏ… Đảm bảo bạn đã hiểu và chấp nhận tất cả các điều khoản trước khi lấy Booking note.
- Lưu ý các thông tin quan trọng, giao dịch và số liên lạc của các bên liên quan để có thể liên hệ và giải quyết vấn đề nhanh chóng khi cần thiết. Đồng thời, lưu trữ các tài liệu, bản gốc và bản sao của Booking note và các tài liệu liên quan một cách an toàn và theo thứ tự.
Kết luận
Tóm lại, booking là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp đảm bảo chỗ vận chuyển và quản lý lịch trình hàng hóa hiệu quả. Nắm vững kiến thức về booking sẽ là chìa khóa giúp bạn tối ưu hoạt động xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả kinh doanh quốc tế.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ các cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
