CFS trong xuất nhập khẩu là một khái niệm, đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí vận chuyển và nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về CFS, lợi ích mà nó mang lại và cách doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng từ CFS.
CFS là gì?
CFS trong xuất nhập khẩu là gì?
CFS là viết tắt của Container Freight Station, tức là Trạm hàng lẻ hoặc Kho hàng lẻ. Đây là nơi tập kết, xử lý và gom hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) trước khi đưa vào container để xuất khẩu, hoặc tháo dỡ hàng lẻ sau khi container được nhập khẩu về. Tại CFS, hàng hóa của nhiều chủ hàng khác nhau sẽ được gom lại để tiết kiệm chi phí vận chuyển, tránh việc phải đóng nguyên container với lượng hàng hóa không đủ.
Phân biệt CFS và CY
CFS và CY (Container Yard) là hai khái niệm quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Mặc dù cả hai đều liên quan đến container nhưng có sự khác biệt rõ rệt:
| Tiêu chí | CFS (Container Freight Station) | CY (Container Yard) |
| Loại hàng | Hàng lẻ (LCL) | Hàng nguyên (FCL) |
| Chức năng | Gom hàng từ nhiều chủ để đóng vào container / tháo hàng lẻ sau nhập khẩu | Nơi lưu container nguyên trước khi xếp lên tàu hoặc sau khi dỡ từ tàu |
| Đối tượng | Nhiều chủ hàng nhỏ | Một chủ hàng/container |
Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
Vai trò của CFS trong xuất nhập khẩu
Gom hàng lẻ xuất khẩu
Đây là chức năng cơ bản nhất. Các lô hàng nhỏ lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau sẽ được tập kết tại CFS. Tại đây, chúng được sắp xếp, đóng gói và xếp chung vào một container để xuất khẩu. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí đáng kể vì không cần phải thuê cả một container.
Chia tách hàng nhập khẩu
Ngược lại với quá trình gom hàng, khi một container hàng lẻ cập cảng đích, nó sẽ được đưa về kho CFS. Tại đây, container sẽ được dỡ ra và hàng hóa được phân chia, tách lẻ lại theo từng người nhận. Quá trình này đảm bảo hàng hóa được giao đúng người, đúng lúc.
Hỗ trợ thủ tục hải quan
Kho CFS là địa điểm tập trung để cơ quan hải quan thực hiện việc kiểm tra, giám sát và hoàn tất các thủ tục cần thiết cho các lô hàng lẻ. Việc này giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
Giảm tải và tối ưu hóa hoạt động cảng
Bằng cách di dời các hoạt động đóng/gói và dỡ/chia tách hàng hóa ra khỏi khu vực cảng chính, CFS giúp giảm ùn tắc, giải phóng không gian và tăng tốc độ xử lý container tại cảng biển.
Chi phí CFS
Chi phí CFS (CFS charges) là khoản phí mà chủ hàng phải trả cho các dịch vụ xử lý hàng lẻ tại trạm CFS trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Chi phí này rất quan trọng và thường là một yếu tố quyết định trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu cho doanh nghiệp.
Chi phí CFS bao gồm những gì?
Tùy từng hãng tàu, cảng hoặc forwarder, chi phí CFS có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm các dịch vụ sau:
- Thu gom và phân loại hàng hóa lẻ: Đây là bước đầu tiên rất quan trọng trong quá trình vận chuyển, giúp tối ưu hóa quy trình xử lý hàng hóa.
- Đóng hàng lẻ vào container: Đối với hàng xuất, đây là quy trình cần thiết giúp đảm bảo rằng hàng hóa được bảo vệ đúng cách trong suốt quá trình vận chuyển.
- Lưu kho ngắn hạn trong CFS: Kho CFS cung cấp dịch vụ lưu kho tạm thời cho hàng hóa trước khi được vận chuyển hoặc nhận.
- Bốc xếp, kiểm đếm hàng hóa: Các dịch vụ này rất quan trọng trong việc đảm bảo đơn hàng đúng và an toàn.
- Làm thủ tục hải quan: Nếu có yêu cầu, CFS cũng hỗ trợ trong việc làm thủ tục hải quan giúp quá trình thông quan nhanh chóng hơn.
- Chi phí hành chính, giấy tờ: Hầu hết các chi phí không thể tránh khỏi khi thực hiện các thủ tục cần thiết.
Ai chịu chi phí CFS?
- Với hàng xuất khẩu: Người xuất khẩu chịu phí CFS nếu họ gửi hàng lẻ. Điều này có thể ảnh hưởng đến giá bán hàng và chiến lược kinh doanh tổng thể.
- Với hàng nhập khẩu: Người nhập khẩu chịu phí CFS khi nhận hàng lẻ tách ra từ container. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần dự đoán chính xác chi phí này ngay từ đầu.
- Trường hợp sử dụng dịch vụ giao nhận trọn gói: Forwarder sẽ tính phí CFS vào tổng chi phí vận chuyển, điều này có thể tạo ra những bất ngờ về mặt tài chính nếu không được dự tính kỹ lưỡng.
Công thức tính phí CFS
Chi phí CFS thường được tính theo trọng lượng hoặc thể tích, lấy trị số lớn hơn trong hai đơn vị sau:
- CBM (m³ – khối): tính theo thể tích hàng hóa.
- KGS (kilogram): tính theo trọng lượng hàng.
Đọc thêm: CBM trong xuất nhập khẩu là gì?
Để minh họa cụ thể hơn, chúng ta có thể sử dụng một ví dụ thực tế:
- Giả sử phí CFS là 15 USD/RT (RT = Revenue Ton = lớn hơn giữa 1 CBM và 1 tấn).
- Nếu bạn có 2 CBM hàng nặng 1.2 tấn → tính theo 2 RT → phí CFS = 2 x 15 = 30 USD.
Phân biệt phí CFS và THC
Mặc dù CFS và THC (Terminal Handling Charges) đều là khoản phí phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa, nhưng chúng có những khác biệt rõ rệt cần được doanh nghiệp chú ý.
| Loại phí | CFS Charge | THC (Terminal Handling Charge) |
| Đối tượng áp dụng | Hàng lẻ (LCL) | Hàng nguyên (FCL) hoặc LCL |
| Mục đích | Xử lý hàng tại trạm hàng lẻ | Xử lý container tại bãi cảng |
| Thu bởi | CFS hoặc forwarder | Hãng tàu hoặc cảng |
Quy trình khai thác hàng xuất tại kho CFS
Bước 1: Xác nhận đặt hàng
Doanh nghiệp xuất khẩu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder) liên hệ với CFS để đặt chỗ cho lô hàng lẻ. Thông tin cần xác nhận bao gồm:
- Chủng loại hàng hóa: Loại hàng cần vận chuyển rất quan trọng tại bước này.
- Số lượng, khối lượng/ thể tích: Số liệu này sẽ ảnh hưởng đến chi phí và cách thức xử lý hàng hóa.
- Thời gian giao hàng: Đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian để tránh phát sinh chi phí.
- Cảng đến, hãng tàu, lịch trình: Các thông tin này rất cần thiết để xác định kết nối thuận lợi.
Bước 2: Tiến hành liên hệ với chủ hàng
Sau khi nhận được booking, CFS hoặc đơn vị vận hành kho sẽ liên hệ với chủ hàng để xác nhận:
- Thông tin lô hàng chi tiết: Giúp đảm bảo tất cả thông tin rõ ràng và chính xác.
- Thời gian dự kiến giao hàng vào kho: Thông tin này cần phải được lên kế hoạch cụ thể.
- Giấy tờ kèm theo: Như packing list, invoice, giấy giới thiệu, đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị sẵn sàng.
Bước 3: Giao hàng hóa
Chủ hàng vận chuyển hàng đến kho CFS theo lịch hẹn. Tại đây, hàng hóa sẽ được:
- Cân đo, kiểm đếm: Bước này rất quan trọng để xác định đúng số lượng hàng hóa.
- Kiểm tra bao bì, nhãn mác: Đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và đánh dấu một cách hợp lệ.
- Lập biên bản giao nhận, xác nhận số lượng: Điều này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Bước 4: Đóng hàng hóa
CFS tiến hành gom các lô hàng lẻ cùng đi một tuyến vào cùng một container. Quá trình đóng hàng cần đảm bảo:
- Đúng quy cách và an toàn kỹ thuật: Điều này giúp bảo vệ hàng hóa suốt quá trình vận chuyển.
- Sắp xếp hợp lý để tối ưu không gian: Đảm bảo không gian trong container được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
- Phân chia hợp lý để dễ dàng tháo dỡ tại cảng đến: Lên kế hoạch chi tiết cho việc tháo dỡ giúp tránh khó khăn sau này.
Bước 5: CFS chuẩn bị vỏ container rỗng để đóng hàng
Nếu chưa có sẵn vỏ container, kho CFS sẽ yêu cầu hãng tàu cấp container rỗng. Sau đó:
- Container được kiểm tra tình trạng kỹ thuật: Đảm bảo rằng container đáp ứng yêu cầu vệ sinh và chất lượng.
- Tiến hành niêm phong container sau khi đóng đầy: Đây là bước quyết định tính an toàn của hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển.
Bước 6: Cơ quan hải quan kiểm hóa
Sau khi container được đóng hàng, đơn vị làm thủ tục hải quan sẽ tiến hành:
- Khai báo hải quan: Có thể thực hiện online qua VNACCS/VCIS.
- Kiểm tra hồ sơ, giấy tờ liên quan: Đảm bảo mọi thứ đúng quy định.
Bước 7: Tiến hành giám sát
Cơ quan chức năng và đại diện hải quan sẽ tiến hành giám sát việc niêm phong và di chuyển container. Sau khi thông quan, container sẽ được vận chuyển ra cảng để xếp lên tàu.
Lưu ý trong quá trình khai thác hàng xuất tại kho CFS
Quá trình khai thác hàng xuất tại kho CFS không phải lúc nào cũng diễn ra trơn tru. Có một số điều cần lưu ý mà các doanh nghiệp và forwarder cần chú ý để tránh rủi ro và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Đảm bảo thời gian giao hàng đúng lịch
Kho CFS thường có thời hạn nhận hàng cố định theo từng lịch tàu. Nếu giao hàng trễ, hàng có thể không kịp đóng chung container hoặc phải chuyển sang chuyến sau. Việc này sẽ phát sinh chi phí lưu kho, phí trễ hẹn và ảnh hưởng đến lịch giao hàng quốc tế.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ
Hồ sơ trước khi gửi hàng rất quan trọng và thường gồm: Booking note, Packing List, Invoice, Phiếu giao nhận, Giấy giới thiệu, chứng nhận kiểm dịch (nếu có). Sai sót hoặc thiếu giấy tờ có thể gây chậm trễ trong khâu kiểm hóa và thông quan, dẫn đến tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.
Bao bì và nhãn mác đúng tiêu chuẩn
Bao bì hàng hóa phải chắc chắn, phù hợp với loại hàng và có khả năng chịu được va đập khi xếp chồng trong container; đồng thời nhãn mác cần ghi rõ: tên hàng, nước đến, mã lô, thông tin người gửi/nhận. Hàng hóa có dấu hiệu rò rỉ, hư hỏng có thể bị từ chối nhận tại CFS.
Kiểm tra kỹ tình trạng container rỗng
Trước khi đóng hàng, cần kiểm tra container về độ sạch, không rỉ sét, không mùi lạ, không móp méo gây ảnh hưởng đến hàng hóa. Ngoài ra, doanh nghiệp cần ghi lại hình ảnh container trước khi đóng hàng để tránh tranh chấp nếu có sự cố xảy ra.
Lưu ý quy trình kiểm hóa
Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi phân luồng hải quan trên hệ thống VNACCS. Nếu rơi vào luồng đỏ/yellow, chuẩn bị sẵn kế hoạch xử lý trong trường hợp cần thiết (người trực kiểm hóa, phương án đóng mở hàng khi cần). Doanh nghiệp cũng phải nắm rõ quy trình phối hợp giữa hải quan, kho CFS, và chủ hàng để không làm gián đoạn quy trình xuất khẩu.
Phối hợp chặt chẽ với forwarder và kho CFS
Tạo đươc một mối quan hệ chặt chẽ giữa các bên liên quan là rất cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động cập nhật lịch đóng hàng, lịch tàu, tránh giao hàng sát giờ cắt. Forwarder cần theo dõi sát quá trình từ khi hàng đến kho đến khi container rời CFS để xử lý kịp thời các phát sinh như thay đổi lịch, thiếu hàng, trục trặc trong quá trình đóng hàng.
Tổng kết
CFS trong xuất nhập khẩu là một yếu tố sống còn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình logistics cho doanh nghiệp. Thông qua quy trình khai thác hàng hóa tại CFS, doanh nghiệp cần nắm vững các kỹ thuật, quy trình và lưu ý để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Chi phí CFS, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quy trình được kiểm soát một cách chặt chẽ sẽ là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thành công trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ các cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
