D/O trong xuất nhập khẩu là gì? Đây là một câu hỏi mà nhiều người mới làm trong ngành logistics, xuất nhập khẩu thường đặt ra. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về lệnh giao hàng D/O cũng như các thông tin liên quan đến phí D/O.
Lệnh giao hàng D/O là gì?
D/O hay Delivery Order, tiếng Việt là lệnh giao hàng, là một loại chứng từ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây là tài liệu do hãng tàu hoặc forwarder phát hành cho chủ hàng hoặc shipper (người giao hàng). Lệnh giao hàng có vai trò cực kỳ quan trọng, được sử dụng để trình cho cơ quan giám sát kho hàng tại cảng đến nhằm rút hàng ra khỏi container, kho bãi…
Phí D/O (hay Delivery Order Fee) là chi phí mà chủ hàng/shipper cần phải thanh toán cho hãng tàu hoặc forwarder khi yêu cầu phát hành lệnh giao hàng. Phí D/O trong xuất nhập khẩu không chỉ đơn thuần là một khoản tiền phải trả, mà nó còn phản ánh quy trình vận chuyển và xử lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng.
Lưu ý rằng có sự khác biệt giữa phí D/O và phí Documentation. Hai loại phí này thường bị nhầm lẫn vì viết tắt của chúng khá giống nhau, nhưng thực chất đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.
D/O trong logistics đóng vai trò thiết yếu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Khi hàng hóa cập cảng, lệnh giao hàng sẽ trở thành giấy phép để chủ hàng có thể lấy hàng từ cảng. Nếu không có D/O, hàng hóa sẽ không thể được giao một cách hợp pháp, dẫn đến việc gây chậm trễ trong quá trình tiếp nhận hàng hóa. D/O không chỉ giúp xác định quyền sở hữu hàng hóa mà còn là căn cứ để thực hiện các thủ tục hải quan. Chính vì thế, việc hiểu rõ về lệnh giao hàng D/O là điều cần thiết đối với bất kỳ ai tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Các khoản phí đi kèm phí D/O
Ngoài phí D/O, bạn có thể sẽ phải trả thêm nhiều khoản phí khác khi nhận lệnh giao hàng. Những khoản phí này có thể bao gồm:
- Phí THC (Terminal Handling Charge): Là phí để xử lý hàng hóa tại cảng.
- Phí vệ sinh container: Được tính nếu container không sạch sẽ hoặc có mùi.
- Phí kho CFS cho hàng lẻ: Nếu hàng hóa được lưu giữ trong kho CFS.
- Cước container: Tùy theo quy định của từng hãng tàu.
Chủ hàng cần chú ý giữ lại bill để kiểm tra và rà soát khi cần thiết. Nếu nhà nhập khẩu lấy hàng để nguyên container từ tàu xuống cảng thì D/O sẽ được đóng dấu “hàng giao thẳng”. Ngược lại, nếu nhà nhập khẩu cắt chì cont tại bãi cảng, lệnh giao hàng sẽ được đóng dấu “hàng rút ruột”.
Lệnh giao hàng D/O do ai phát hành?
Lệnh giao hàng D/O chủ yếu do 2 bên phát hành:
- Lệnh giao hàng của hãng tàu: Lệnh này được hãng tàu cấp và gửi cho người nhận hàng, yêu cầu chuyển giao hàng cho họ. Hãng tàu thường yêu cầu giao hàng cho forwarder, và cuối cùng forwarder sẽ yêu cầu giao hàng cho khách hàng (doanh nghiệp nhập khẩu). Để có được lệnh giao hàng này, người nhận hàng cần có vận đơn gốc từ hãng tàu và thanh toán phí D/O cho hãng tàu hoặc forwarder.
- Lệnh giao hàng của forwarder: Forwarder cũng có thể phát hành lệnh giao hàng cho người nhận hàng, yêu cầu người giữ hàng chuyển giao hàng cho người nhận. Trong trường hợp này, forwarder không phải là người phát hành vận đơn mà chỉ đại diện cho hãng tàu. Người nhận hàng sẽ cần có vận đơn gốc từ forwarder và thanh toán phí D/O cho forwarder.
Sử dụng lệnh giao hàng D/O khi nào?
Có hai tình huống chính khi sử dụng lệnh giao hàng D/O:
- Lệnh giao hàng cho lô hàng nguyên (FCL): Dùng để nhận toàn bộ container chứa một loại hoặc nhiều loại hàng của một khách hàng. Thông thường, sau khi tàu cập cảng, quá trình khai thác và xử lý lệnh giao hàng này có thể kéo dài từ 8-12 giờ.
- Lệnh giao hàng cho lô hàng lẻ (LCL): Trường hợp này dùng để nhận một phần container chứa hàng hóa từ nhiều khách hàng. Việc khai thác và vận chuyển hàng về kho có thể mất khoảng 2 ngày trước khi quy trình đổi lệnh giao hàng hoàn tất.
Các thông tin trên lệnh giao hàng D/O
D/O là một chứng từ quan trọng mà người nhận hàng cần có để lấy hàng hóa mình đặt mua. Thông thường, thông tin trên D/O sẽ bao gồm:
- Tên tàu và lịch trình vận chuyển hàng hóa
- Tên người nhận hàng (Consignee)
- Cảng trả hàng (POD)
- Mã hiệu hàng hóa (Code goods)
- Thể tích, trọng lượng hàng hóa và số lượng kiện hàng (Gross Weight, Net Weight,…)
Những thông tin này rất quan trọng trong việc xác định tính hợp lệ của lệnh giao hàng và đảm bảo người nhận hàng có thể lấy đúng hàng của mình.
Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O
Lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) là tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Để nhận lệnh giao hàng D/O một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Nhận Arrival Notice
Doanh nghiệp cần nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu hoặc forwarder, cung cấp thông tin như:
- Tên tàu
- Mã vận đơn
- Số container
- Các thông tin khác liên quan đến hàng hóa
- Cảng dỡ hàng
- Thời gian dự kiến tàu cập cảng
- Ngày hết hạn nhận hàng
- Phí D/O và các chi phí khác.
Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ quan trọng để lấy D/O, bao gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu
- Thông báo hàng đến
- Vận đơn gốc (hoặc bản sao được chứng thực bởi ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C)
- Chứng minh nhân dân của người đi lấy D/O
- Tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán các khoản phí.
Bước 3: Liên hệ để xác nhận thời gian và địa điểm lấy D/O
Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc forwarder để xác nhận thời gian và địa điểm lấy D/O. Thời gian lấy D/O có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa (FCL hoặc LCL), loại D/O và thời điểm tàu cập cảng.
Bước 4: Nhận lệnh giao hàng D/O:
Mang theo các giấy tờ đã chuẩn bị đến văn phòng của hãng tàu hoặc forwarder để nhận lệnh giao hàng D/O. Kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O như tên tàu, người nhận hàng, cảng dỡ hàng, mã hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa. Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu sửa hoặc cấp lại D/O.
Bước 5: Hoàn tất thủ tục và nhận hàng:
Cuối cùng, mang D/O ra ngoài cảng để thực hiện thủ tục hải quan và nhận hàng hóa. Xuất trình D/O cho cơ quan giám sát hàng hóa để chứng minh quyền sở hữu và yêu cầu giao hàng cho người nhận hàng.
Các lưu ý khi lấy lệnh giao hàng D/O
Khi đến lấy lệnh giao hàng D/O, hãy tuân thủ các điều sau đây:
- Đảm bảo bạn có đủ giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, thông báo hàng đến, vận đơn, chứng minh thư nhân dân và tiền phí lệnh giao hàng.
- Phân biệt loại lệnh giao hàng D/O bạn đang sử dụng, liệu nó được phát hành bởi hãng tàu hay bởi forwarder, cũng như là cho lô hàng nguyên container hay hàng lẻ.
- Xác định thời gian cụ thể để lấy D/O, dựa trên thời gian tới cảng, loại hàng hóa và đối tác phát hành D/O.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên D/O như tên tàu, thông tin người nhận, cảng dỡ hàng, mã hiệu hàng hóa, số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hoá.
- Bảo quản lệnh giao hàng D/O một cách cẩn thận và sử dụng nó để thực hiện thủ tục hải quan, nhận hàng và xử lý các vấn đề khác.
Khi muốn yêu cầu sửa hoặc cấp lại D/O, hãy tuân thủ quy trình sau:
- Liên hệ với đối tác phát hành D/O (hãng tàu hoặc forwarder) để thông báo về sự khác biệt, sai sót hoặc hỏng hóc trên D/O.
- Cung cấp các bằng chứng có liên quan như vận đơn gốc, thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân và lệnh giao hàng D/O gốc.
- Đợi phản hồi từ đối tác phát hành D/O và thực hiện theo hướng dẫn của họ. Có khả năng bạn sẽ cần trả lại D/O bị lỗi và thanh toán một khoản phí nhỏ để có D/O mới.
- Kiểm tra kỹ D/O mới để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được sửa chữa đúng và đầy đủ. Nếu có vấn đề, liên hệ với đối tác phát hành D/O để yêu cầu sửa chữa.
Kết luận
Tóm lại, D/O trong xuất nhập khẩu là một chứng từ không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hiểu rõ về D/O cũng như các khoản phí đi kèm sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn các hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi và tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Theo dõi Tradeint ngay để nắm vững quy trình xuất nhập khẩu, và cập nhật kịp thời các tin tức thương mại quốc tế mới nhất.
