Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện pháp lý, kinh nghiệm hoặc nguồn lực để trực tiếp thực hiện các thủ tục liên quan. Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu ra đời nhằm hỗ trợ các đơn vị vượt qua rào cản này một cách hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, bao gồm khái niệm, quy trình, quyền và nghĩa vụ các bên, cũng như những lưu ý quan trọng khi lựa chọn đối tác ủy thác.
Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?
Ủy thác xuất nhập khẩu là một hình thức dịch vụ trong đó doanh nghiệp chủ hàng (bên ủy thác) sử dụng một đơn vị trung gian có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu (bên nhận ủy thác) để thay mặt mình tiến hành một phần hoặc toàn bộ quy trình xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa với đối tác nước ngoài.
Cụ thể:
- Nhập khẩu ủy thác: Bên ủy thác nhờ bên nhận ủy thác đứng ra đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán với nhà xuất khẩu nước ngoài, làm thủ tục để nhập khẩu lô hàng về Việt Nam và giao lại cho bên ủy thác.
- Xuất khẩu ủy thác: Bên ủy thác ký hợp đồng ủy thác cho bên nhận ủy thác thực hiện các thủ tục để xuất khẩu lô hàng của mình sang thị trường nước ngoài theo hợp đồng đã ký với khách hàng nước ngoài.
Mối quan hệ giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác được thể hiện thông qua hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu. Theo đó, bên nhận ủy thác sẽ nhân danh chính mình để giao dịch với đối tác nước ngoài nhưng thực chất là để phục vụ lợi ích và làm theo chỉ định của bên ủy thác.
Khi nào nên sử dụng hình thức ủy thác xuất nhập khẩu?
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn ủy thác xuất nhập khẩu khi:
Cá nhân không mang danh pháp nhân
Cá nhân không có tư cách pháp nhân nên không có chức năng nhập khẩu, không thể giao dịch và ký hợp đồng với đối tác nước ngoài có thể sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu để thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu. Khi đó, muốn nhập/xuất khẩu hàng hóa có thể ký hợp đồng ủy thác cho công ty dịch vụ xuất nhập khẩu để thực hiện việc nhập/xuất khẩu hàng hóa.
Công ty mới thành lập
Doanh nghiệp, công ty mới thành lập, chưa nắm rõ các quy trình và hình thức làm việc với đơn vị hải quan, cũng như các quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Lúc này sự hỗ trợ của bên thứ 3 sẽ giúp cho quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, minh bạch của lô hàng.
Công ty cung cấp mặt hàng mới, mặt hàng đặc biệt
Doanh nghiệp có đầy đủ chức năng, nhưng chưa có kinh nghiệm nhập các mặt hàng mới hoặc các mặt hàng đặc biệt yêu cầu nhiều giấy tờ, thủ tục,… Lúc này, doanh nghiệp nên ưu tiên phương pháp thuê công ty dịch vụ ủy thác nhập khẩu vì họ có nhiều kinh nghiệm giải quyết mọi việc nhanh hơn.
Công ty không tin tưởng nhà cung cấp quốc tế
Doanh nghiệp không tin tưởng nhà cung cấp quốc tế và cần ủy thác cho đơn vị thứ 3 thay thế thực hiện các công việc thẩm định, đàm phán, ký kết hợp đồng và hoàn thiện các giấy tờ xuất nhập khẩu.
Ủy thác xuất nhập khẩu có những lợi ích gì?
Đảm bảo hiệu quả và độ chính xác
Khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, các thủ tục và quy trình được thực hiện bởi những người có chuyên môn, điều này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong từng bước. Bên nhận ủy thác thường có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, từ đó giúp giảm sai sót trong việc thực hiện các thủ tục cần thiết. Họ cũng nắm rõ luật pháp và quy định hiện hành, sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý có thể xảy ra.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian quý báu khi không cần tự mình thực hiện các thủ tục phức tạp liên quan đến xuất nhập khẩu. Bên ủy thác cũng có thể tối ưu hóa được chi phí vận chuyển và các phí khác nhờ vào các mối quan hệ với các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ logistics khác.
Tăng cường sự linh hoạt và mở rộng thị trường
Doanh nghiệp có thể nhanh chóng mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ra thị trường quốc tế mà không cần phải đầu tư thêm nguốn lực cho bộ phận xuất nhập khẩu. Việc ủy thác cho những chuyên gia này giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi, từ đó cải tiến hiệu quả sản xuất và phát triển bền vững.
Giảm rủi ro trong xuất nhập khẩu
Với sự trợ giúp của bên nhận ủy thác, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ các quy định pháp lý và thuế. Việc tuân thủ đúng các yêu cầu và quy trình cũng giúp bảo vệ hàng hóa, tránh mất mát và tổn thất trong quá trình vận chuyển.
Nội dung trên Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu
Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu là một loại hợp đồng dịch vụ và là hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên bao gồm các điều khoản chính như thông tin về dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, phí, quyền và nghĩa vụ của các bên, thanh toán… bên nhận ủy thác sẽ được trả tiền dịch vụ từ bên ủy thác.
Một hợp đồng ủy thác XNK thường gồm các điều khoản cơ bản sau:
1. Thông tin các bên ký kết
- Bên ủy thác: Cần ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế và đại diện pháp luật của bên ủy thác, tức là bên có nhu cầu xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.
- Bên nhận ủy thác: Cũng cần nêu rõ tên, địa chỉ, mã số thuế, và đại diện pháp luật của doanh nghiệp nhận ủy thác có chức năng xuất nhập khẩu. Các thông tin này giúp xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của từng bên.
2. Nội dung ủy thác
- Loại hàng hóa xuất/nhập khẩu: Cần chỉ rõ loại hàng hóa mà bên ủy thác muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu, từ thực phẩm, máy móc đến hàng tiêu dùng.
- Số lượng, quy cách, chất lượng: Cần ghi rõ số lượng hàng hóa, quy cách đóng gói, và tiêu chuẩn chất lượng mà sản phẩm phải đạt được.
- Xuất xứ, mã HS code: Nếu có, cần xác định xuất xứ của hàng hóa và mã HS code để thuận tiện cho việc khai báo.
- Thị trường xuất khẩu/nguồn nhập khẩu: Điều này giúp định hướng cho việc tìm kiếm các đối tác tiềm năng và lựa chọn thị trường phù hợp cho hàng hóa.
3. Giá cả và phương thức thanh toán
- Giá trị hợp đồng: Cần ghi rõ giá trị của hợp đồng ủy thác, được xác định dựa trên giá trị lô hàng và các chi phí liên quan.
- Phí ủy thác: Đây có thể là một trong hai dạng: phí cố định hoặc theo % giá trị lô hàng. Cần thỏa thuận rõ ràng để tránh tranh chấp sau này.
- Hình thức thanh toán: Hai bên cần thỏa thuận về phương thức thanh toán, có thể là chuyển khoản hoặc theo tiến độ, sau từng đợt hàng.
4. Thời gian thực hiện hợp đồng
- Mốc thời gian hoàn thành: Hợp đồng cần ghi rõ các mốc thời gian cụ thể về việc giao hàng, thanh toán và thực hiện thủ tục XNK.
- Điều này sẽ giúp bên nhận ủy thác lên kế hoạch hợp lý để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
5. Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên
- Bên ủy thác: Cần thực hiện các nghĩa vụ như cung cấp hàng hóa đúng chất lượng, thanh toán đúng hạn và đảm bảo cung cấp tài liệu kỹ thuật cần thiết.
- Bên nhận ủy thác: Có trách nhiệm thực hiện toàn bộ các thủ tục xuất nhập khẩu, logistics, khai hải quan và liên hệ với các đối tác nước ngoài liên quan.
6. Chi phí và nghĩa vụ thuế, phí
- Cần quy định ai sẽ là người chịu các chi phí vận chuyển, bảo hiểm, kiểm định, và thuế xuất nhập khẩu.
- Nếu phát sinh thêm chi phí ngoài hợp đồng, cần có cách xử lý được ghi rõ để giúp các bên không gặp khó khăn trong việc thanh toán.
7. Giải quyết tranh chấp
- Hình thức giải quyết tranh chấp: Nên thỏa thuận về hình thức giải quyết tranh chấp, có thể là thương lượng, trọng tài hoặc tòa án.
- Luật áp dụng: Thường thì trong hợp đồng sẽ quy định áp dụng pháp luật của Việt Nam để tránh những xung đột pháp lý sau này.
8. Hiệu lực hợp đồng và điều khoản chung
- Thời gian hiệu lực: Cần ghi rõ thời gian mà hợp đồng có hiệu lực.
- Điều khoản sửa đổi, chấm dứt hợp đồng: Nếu một trong hai bên cần điều chỉnh nội dung hợp đồng, cần có điều khoản quy định cụ thể.
- Điều khoản bảo mật thông tin: Phải có điều khoản bảo đảm thông tin giữa hai bên không bị rò rỉ ra bên ngoài.
Quy trình thực hiện dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Quy trình triển khai ủy thác xuất khẩu
Khi bên ủy thác quyết định xuất khẩu hàng hóa, quy trình thực hiện có thể diễn ra như sau:
| Bước | Bên Ủy Thác | Bên Nhận Ủy Thác |
| 1. Ký hợp đồng ủy thác | – Đề xuất nhu cầu xuất khẩu – Cung cấp thông tin hàng hóa – Thỏa thuận nội dung hợp đồng | – Soạn thảo hợp đồng – Thỏa thuận phí ủy thác, điều kiện xuất khẩu – Ký kết hợp đồng bằng văn bản |
| 2. Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ | – Chuẩn bị hàng hóa đúng chất lượng, quy cách – Cung cấp chứng từ: Invoice, Packing List, CO/CQ (nếu có) | – Kiểm tra chứng từ, điều kiện hàng hóa – Tư vấn bổ sung hồ sơ nếu cần – Chuẩn bị bộ hồ sơ khai hải quan |
| 3. Ký hợp đồng ngoại thương | – Có thể tham gia đàm phán giá, điều kiện xuất khẩu – Cung cấp thông tin khách hàng (nếu có sẵn) | – Đứng tên ký hợp đồng ngoại thương với bên nhập khẩu – Thống nhất điều kiện Incoterms, thanh toán, giao hàng |
| 4. Làm thủ tục hải quan & giao hàng | – Hỗ trợ cung cấp giấy tờ chuyên ngành (nếu có) – Phối hợp kiểm hóa nếu có kiểm tra thực tế hàng hóa | – Mở tờ khai hải quan – Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) – Làm kiểm định, kiểm dịc – Thuê vận chuyển, bàn giao hàng cho bên mua |
| 5. Thanh toán & đối soát | – Xác nhận số tiền cần đối soát – Nhận phần tiền hàng còn lại sau khi trừ phí ủy thác và chi phí | – Nhận tiền từ bên mua nước ngoài – Khấu trừ phí ủy thác, chi phí phát sinh – Chuyển phần còn lại cho bên ủy thác- Lập biên bản đối soát |
| 6. Thanh lý hợp đồng | – Ký biên bản thanh lý – Lưu hồ sơ | – Ký biên bản thanh lý – Cung cấp bản sao chứng từ xuất khẩu – Lưu trữ toàn bộ hồ sơ hải quan, vận tải |
Quy trình triển khai ủy thác nhập khẩu
Đối với quy trình nhập khẩu, các bước thực hiện cũng tương tự nhưng có một số khác biệt như sau:
| Bước | Bên Ủy Thác | Bên Nhận Ủy Thác |
| 1. Ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu | – Đề xuất nhu cầu nhập khẩu – Cung cấp thông tin hàng hóa – Thỏa thuận nội dung hợp đồng | – Soạn thảo hợp đồng – Thỏa thuận phí ủy thác, điều kiện xuất khẩu – Ký kết hợp đồng bằng văn bản |
| 2. Ký hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp nước ngoài | – Có thể cung cấp thông tin nhà cung cấp – Tham gia đàm phán điều kiện nếu có yêu cầu | – Đứng tên ký hợp đồng ngoại thương – Thống nhất điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán – Nhận/chuyển chứng từ từ nhà cung cấp (Invoice, Packing List, B/L, C/O…) |
| 3. Thực hiện thanh toán quốc tế | – Chuyển tiền thanh toán cho bên nhận ủy thác để thực hiện thanh toán với nhà cung cấp | – Mở L/C hoặc chuyển tiền theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận – Theo dõi quá trình xác nhận, vận chuyển hàng hóa |
| 4. Làm thủ tục nhập khẩu tại cảng/biên giới | – Cung cấp giấy tờ pháp lý liên quan (giấy phép nhập khẩu nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành) | – Mở tờ khai hải quan điện tử – Thực hiện kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, chất lượng, an toàn thực phẩm…) nếu cần – Nộp thuế nhập khẩu, VAT – Làm thủ tục thông quan và nhận hàng |
| 5. Vận chuyển hàng về kho và bàn giao | – Chuẩn bị kho bãi nhận hàng – Cử người phối hợp kiểm tra hàng hóa khi bàn giao | – Thuê phương tiện vận tải – Vận chuyển hàng đến địa điểm giao nhận – Bàn giao hàng hóa và lập biên bản giao nhận |
| 6. Đối soát thanh toán và thanh lý hợp đồng | – Kiểm tra các chi phí và số tiền đã thanh toán – Ký biên bản thanh lý hợp đồng | – Cung cấp bảng kê chi phí: giá trị hàng, thuế, phí vận chuyển, phí ủy thác… – Lập biên bản đối soát và thanh lý – Xuất hóa đơn tài chính (nếu bên nhận ủy thác là doanh nghiệp dịch vụ) |
Những vấn đề cần lưu ý về dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu có thể đem lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số vấn đề cần lưu ý để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả.
Lưu ý thuế VAT trong ủy thác xuất nhập khẩu
Trong hoạt động ủy thác xuất có 2 khoản thuế VAT cần lưu ý đó là:
- Thuế VAT cho phí dịch vụ ủy thác: Mức 10% hoặc 8% tương tự như các dịch vụ khác.
- Thuế VAT hàng nhập khẩu: Theo Điểm 2.2 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn xuất trả hàng ủy thác nhập khẩu: Khi trả hàng uỷ thác nhập khẩu, bên nhận uỷ thác phải lập hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn nhập khẩu, tờ khai hải quan và biên lai thu thuế GTGT hàng nhập, bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn GTGT ghi theo giá thực nhập trong hoá đơn thương mại, riêng thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo số phải nộp (số thông báo thuế của cơ quan hải quan). Hoá đơn này làm cơ sở tính thuế đầu ra đối với bên nhận uỷ thác nhập khẩu và là thuế đầu vào của bên uỷ thác.
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu uy tín
Việc lựa chọn đơn vị ủy thác xuất nhập khẩu uy tín là rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể dựa vào các tiêu chí sau để lựa chọn:
- Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn
- Uy tín và thương hiệu trên thị trường
- Minh bạch trong hợp đồng và chi phí
- Khả năng xử lý các trường hợp đặc biệt
- Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
Ràng buộc pháp lý rõ ràng trong hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu
Hợp đồng phải được lập bằng văn bản, ghi rõ:
- Tên hàng hóa, số lượng, giá trị
- Trách nhiệm từng bên (thuế, chi phí, rủi ro…)
- Phí ủy thác, phương thức thanh toán
- Thời gian thực hiện và xử lý vi phạm
Đồng thời, hợp đồng cần nêu rõ quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về bên ủy thác, tránh hiểu nhầm sau này.
Quản lý chặt chẽ chứng từ và dòng tiền
Bên ủy thác cần kiểm soát:
- Hồ sơ hải quan, hóa đơn quốc tế, vận đơn
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, CO/CQ nếu cần
Dòng tiền phải rõ ràng, thanh toán theo từng giai đoạn, có biên bản đối soát chi tiết, hóa đơn đầy đủ. Lưu ý tỷ giá, phí chuyển khoản, chi phí phát sinh trong thanh toán quốc tế.
Phân chia rõ trách nhiệm nếu có sự cố
Doanh nghiệp phải quy định rõ:
- Ai chịu chi phí lưu kho, lưu bãi nếu hàng chậm thông quan
- Ai xử lý tranh chấp với nhà cung cấp/người mua
- Xử lý thế nào nếu khách hàng từ chối nhận hàng (trong ủy thác xuất khẩu)
Kết luận
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, để đạt được lợi ích tối đa từ dịch vụ này, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình, chọn lựa đơn vị uy tín, cũng như quản lý chặt chẽ các chứng từ và trách nhiệm trong hợp đồng. Việc nắm vững các kiến thức về hợp đồng ủy thác, quy trình thực hiện và các vấn đề pháp lý liên quan là điều cần thiết để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong môi trường thương mại quốc tế ngày càng cạnh tranh.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ các cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
