Forwarder trong xuất nhập khẩu là một đơn vị trung gian chuyên xử lý toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics – từ đặt chỗ vận tải, làm thủ tục hải quan, chuẩn bị chứng từ đến điều phối vận chuyển hàng hóa. Đóng vai trò như “trợ lý hậu cần”, Forwarder giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế. Vậy cụ thể, Forwarder là gì, họ làm những gì, và tại sao doanh nghiệp lại cần họ? Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời đầy đủ và dễ hiểu nhất.
Forwarder trong xuất nhập khẩu là gì?
Forwarder là gì?
Freight Forwarder, hay còn gọi là Forwarder (viết tắt là FWD), là một người hoặc đơn vị trung gian nhận hàng từ chủ hàng hoặc thu gom từ nhiều lô hàng nhỏ để tập trung thành một kiện hàng lớn. Sau đó, họ sẽ chịu trách nhiệm thuê đơn vị phù hợp (như hãng tàu, hãng hàng không…) để chuyển các lô hàng này đến điểm cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng.
Tại sao doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên sử dụng dịch vụ Forwarder?
Đầu tiên, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường khó duy trì một bộ phận xuất nhập khẩu riêng do chi phí cao; do đó, sử dụng dịch vụ của Forwarder sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận hành vì không cần đầu tư vào phòng logistics. Với mạng lưới đại lý và nhà vận chuyển toàn cầu, cùng lượng hàng lớn, Forwarder có thể đàm phán giá cước tốt hơn so với doanh nghiệp tự làm việc trực tiếp với hãng tàu. Ngoài ra, họ còn tư vấn phương án vận chuyển tối ưu, phù hợp với tiến độ. Đặc biệt, với các lô hàng nhỏ lẻ, doanh nghiệp khó tiếp cận và mặc cả với hãng tàu, nên forwarder trở thành giải pháp hiệu quả, giúp tránh bị ép giá.
Bên cạnh đó, việc tự thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu khi thiếu kiến thức chuyên sâu về logistics có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian để tìm hiểu quy định pháp lý của từng mặt hàng. Nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển hoặc thông quan, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian để khắc phục và xử lý. Ngược lại, với kinh nghiệm và chuyên môn vững vàng, Forwarder có khả năng xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng lịch trình. Từ đó, giúp giảm thiểu tổn thất và tiết kiệm thời gian cho các công ty xuất nhập khẩu.
Vai trò của Forwarder trong quá trình xuất nhập hàng hóa
Bên cạnh vai trò chính là thu xếp việc vận chuyển, các công ty Forwarder còn cung cấp đa dạng dịch vụ phụ trợ, giúp khách hàng tập trung vào việc sản xuất kinh doanh của mình. Dưới đây là các dịch vụ phổ biến của Forwarder:
Quản lý vận chuyển
Forwarder đảm nhận vai trò quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa từ việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp, xếp dỡ hàng hóa, chuẩn bị tài liệu liên quan đến vận chuyển và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa.
Tư vấn và hỗ trợ khách hàng
Forwarder cung cấp tư vấn cho khách hàng về các quy định, thủ tục và yêu cầu liên quan đến vận chuyển hàng hóa. Họ cũng hỗ trợ khách hàng trong việc đánh giá và chọn lựa các dịch vụ vận chuyển phù hợp với nhu cầu của họ.
Xử lý tài liệu liên quan đến vận chuyển hàng
Forwarder đảm nhận việc xử lý tài liệu liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bao gồm các giấy tờ xuất nhập khẩu, hóa đơn, vận đơn và các tài liệu khác cần thiết để hoàn thành quá trình vận chuyển.
Điều phối quá trình vận chuyển
Forwarder là người điều phối quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận. Họ làm việc với các nhà vận chuyển, nhà kho và các bên liên quan khác để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và địa điểm.
Giải quyết vấn đề phát sinh trong vận chuyển
Forwarder đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, bao gồm việc xử lý thủ tục hải quan, giám sát quá trình vận chuyển, và giải quyết các vấn đề về bảo hiểm và bồi thường.
Phân biệt Logistics và Freight Forwarding
Trong xuất nhập khẩu, doanh nghiệp thường xuyên bắt gặp hai thuật ngữ Logistics và Freight Forwarder. Mặc dù đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau, nhưng vẫn có nhiều doanh nghiệp còn nhầm lẫn giữa Logistics và Forwarder trong quá trình thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. Sự khác biệt giữa Logistics và Freight Forwarding chủ yếu nằm ở:
| Tiêu chí | Logistics | Freight Forwarding |
| Khái niệm | Quản lý toàn bộ quá trình lưu trữ, vận chuyển, phân phối trong chuỗi cung ứng | Dịch vụ trung gian tổ chức vận chuyển hàng hóa (thường quốc tế) từ A đến B |
| Mục tiêu | Tối ưu hóa hiệu quả vận hành và chi phí toàn bộ chuỗi cung ứng | Đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn, đúng thời gian, với chi phí hợp lý |
| Phạm vi | Rộng, bao phủ toàn bộ chuỗi cung ứng | Hẹp, chủ yếu tập trung vào vận chuyển hàng hóa |
| Chức năng chính | Tối ưu hóa chuỗi cung ứng, kiểm soát hàng tồn, phân phối, kho bãi | Điều phối vận chuyển, làm thủ tục hải quan, xử lý chứng từ |
| Dịch vụ cung cấp | Vận chuyển, lưu kho, đóng gói, kiểm soát tồn kho, phân phối, tư vấn logistics | Vận chuyển đa phương thức, khai báo hải quan, đặt chỗ với hãng tàu, chứng từ |
| Đối tượng sử dụng | Doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp hoặc quy mô lớn | Doanh nghiệp cần vận chuyển hàng, nhất là quốc tế, không tự làm thủ tục logistics |
Một số tiêu chí lựa chọn công ty Freight Forwarder
Đáp ứng được nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của công ty mình. Hãy xem xét các loại dịch vụ bạn cần, khối lượng hàng hóa dự kiến và tần suất vận chuyển. Việc này giúp bạn tìm được công ty forwarder có khả năng đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp về mặt quy mô, tần suất, loại hàng hóa,…
Có kinh nghiệm và phạm vi hoạt động phù hợp với doanh nghiệp
Mỗi mặt hàng xuất nhập khẩu đều đòi hỏi những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm xử lý riêng biệt. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các Forwarder có kinh nghiệm sâu trong ngành hàng mà mình đang kinh doanh. Bên cạnh đó, một Forwarder sở hữu mạng lưới đối tác rộng khắp và có khả năng kết nối chặt chẽ với khách hàng, nhà cung cấp tại nhiều quốc gia sẽ là lợi thế lớn, đặc biệt khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng thị trường ra quốc tế.
Có năng lực quản lý rủi ro trong vận tải quốc tế
Hoạt động vận tải hàng hóa luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro như chậm trễ, hư hỏng hoặc mất mát. Doanh nghiệp nên ưu tiên các Forwarder có khả năng dự báo và xử lý rủi ro hiệu quả. Đồng thời, hãy kiểm tra liệu họ có cung cấp giải pháp bảo hiểm hàng hóa toàn diện, nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại trong các tình huống bất ngờ.
Cung cấp đa dạng dịch vụ logistics tích hợp
Trong chuỗi cung ứng hiện đại, việc kết hợp nhiều phương thức vận chuyển và lưu kho là điều cần thiết. Vì vậy, bạn nên lựa chọn Forwarder có năng lực cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức (đường biển, hàng không, đường bộ) kèm theo các dịch vụ hậu cần như lưu kho, đóng gói, phân phối. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian phối hợp và kiểm soát tốt hơn quy trình vận hành.
Khả năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Một Forwarder chuyên nghiệp cần đảm bảo liên lạc thông suốt và cập nhật thông tin chính xác, đặc biệt là trong các tình huống phát sinh. Hãy ưu tiên đơn vị có hệ thống theo dõi hàng hóa trực tuyến, hỗ trợ kịp thời và đội ngũ chăm sóc khách hàng thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 khi cần thiết.
Đảm bảo về pháp lý và năng lực hành nghề
Công ty forwarder cần có các giấy phép và chứng chỉ cần thiết để vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là các sản phẩm nhạy cảm hoặc nguy hiểm. Hãy đảm bảo rằng họ có đầy đủ các giấy phép cần thiết và công khai thông tin đó để bạn có thể yên tâm hợp tác.
Tổng kết
Forwarder không chỉ là người trung gian trong vận tải mà còn là đối tác chiến lược hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình xuất nhập khẩu. Nhờ sự am hiểu về logistics, hải quan và thị trường, Forwarder giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và phòng tránh các rủi ro pháp lý. Việc lựa chọn một Forwarder uy tín, có kinh nghiệm ngành hàng và thị trường mục tiêu là bước quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh trong thương mại quốc tế.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ các cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
