Bill of Lading (B/L) là chứng từ vận chuyển quan trọng bậc nhất trong xuất nhập khẩu, giữ vai trò vừa là bằng chứng giao nhận hàng, vừa là hợp đồng vận chuyển và chứng nhận quyền sở hữu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết B/L là gì, phân loại, vai trò cũng như những lưu ý cần biết khi sử dụng loại vận đơn này trong hoạt động logistics quốc tế.
B/L là gì trong xuất nhập khẩu
Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) là một chứng từ do người vận chuyển hoặc đại diện của họ phát hành cho người gửi hàng, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển đến nơi trả hàng.
Ngoài B/L, còn có một số loại vận đơn khác được sử dụng tùy theo phương thức vận tải, như Air Waybill (AWB) trong vận tải hàng không, Rail Waybill trong vận tải đường sắt, CMR (Road Consignment Note) trong vận tải đường bộ quốc tế, và Sea Waybill – một loại vận đơn điện tử không cần bản gốc khi nhận hàng.
Các chức năng chính của B/L:
- Biên lai nhận hàng: Xác nhận rằng người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi hàng với số lượng, chủng loại và tình trạng như được ghi trong vận đơn.
- Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển: Vận đơn thể hiện các điều khoản và điều kiện vận chuyển đã được thỏa thuận giữa người gửi hàng và người vận chuyển.
- Chứng từ sở hữu hàng hóa: Người nắm giữ vận đơn gốc có quyền nhận hàng tại cảng đích.
Các nội dung có trên B/L
Dưới đây sẽ là các nội dung chính cần có trong một vận đơn đường biển:
1. Number of bill of lading/bill no. (Số vận đơn)
Số vận đơn ược quy định bởi người phát hành vận đơn, trong đó sẽ chứa các thông tin về hãng tàu nhận chở và logo của hãng. Ngoài ra nó còn được dùng để tra cứu bill of lading và khai báo với hải quan.
2. Shipper (Người gửi hàng hay người xuất khẩu)
Phần này chứa các thông tin của người gửi hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số fax,…
3. Consignee (Người nhận hàng)
Phần này chứa các thông tin của người nhận hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số fax,…
4. Vessel name (Tên tàu)
Mục này ghi rõ tên tàu sẽ nhận vận chuyển cũng như mã hiệu của chuyến đi.
5. Port of lading – POL (Cảng xếp hàng)
POL bao gồm tên và địa chỉ nơi bốc hàng lên tàu.
6. Port of discharge – POD (Cảng dỡ hàng)
Port of discharge – POD (Cảng dỡ hàng)
7. Descriptions of good (Mô tả hàng hóa)
Tên, đặc điểm, số lượng,…của hàng hóa được vận chuyển sẽ được triển khai chi tiết ở mục này.
8. Number of containers or packages (Số kiện và cách đóng gói hàng)
Số kiện hàng và cách đóng gói của mỗi kiện hàng sẽ khác nhau chính vì thế cần được ghi rõ về số lượng hàng số thùng hàng để có thể dễ dàng kiểm soát trong quá trình vận chuyển.
9. Measurements/Volume (Thể tích hàng)
Cũng như số kiện và cách đóng gói thì thể tích về khối lượng và thể tích bao bì của mỗi đơn hàng là không giống nhau chính vì thế cần được thể hiện trên tờ vận đơn để bên chuyên chở có thể tiện hơn trong việc bốc dỡ hàng hóa.
10. Total Weight/ Gross weight (Trọng lượng tính cả bao bì)
- Freight and charges (Cước phí và phụ phí): thông tin về phí cũng như các phụ phí sẽ phải trả sẽ được thể hiện rõ bằng số và bằng chữ. Các thông tin về hình thức thu phí.
- Number of original bill of lading (Số bản vận đơn): thể hiện số bản vận đơn gốc được phát hành.
- Place and date of issue (Thời gian và địa điểm cấp vận đơn): Thường sẽ là ngày bốc dỡ hàng hoặc sẽ trễ hơn một ngày. Địa điểm sẽ là tên nước xuất khẩu hàng đi.
- Carrier’s signature (Chữ ký của người vận chuyển): Tại đây sẽ là chữ ký của người vận chuyển hay của đại lý ủy quyền phát hành.
Có những loại Bill of Lading (B/L) nào?
Căn cứ vào việc hàng đã xếp lên tàu hay chưa
Theo tiêu chí này, vận đơn được chia thành hai loại: vận đơn đã xếp hàng lên tàu (Shipped on board B/L) và vận đơn đã nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L).
- Vận đơn đã xếp hàng lên tàu (Shipped on board B/L): Vận đơn xác nhận rằng hàng hóa đã được xếp lên tàu. Đây là loại B/L phổ biến, thường được yêu cầu trong thanh toán L/C do chứng minh hàng đã thực sự được giao.
- Vận đơn đã nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): Vận đơn xác nhận rằng hãng tàu đã nhận hàng nhưng chưa xếp lên tàu. Loại này thường chuyển đổi thành “Shipped on board” sau khi hàng được xếp thực tế.
Căn cứ vào khả năng chuyển nhượng (khả năng lưu thông) của B/L
Khi căn cứ theo tiêu chí này, vận đơn gồm có ba loại: vận đơn theo lệnh (Order B/L), vận đơn đích đanh (Straight B/L) và vận đơn vô danh (Bearer B/L).
- Vận đơn theo lệnh (Order B/L): Vận đơn chỉ định người nhận hàng theo lệnh của người gửi (hoặc bên thứ ba). Doanh nghiệp có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu, thường dùng trong thanh toán L/C.
- Vận đơn đích danh (Straight B/L): Vận đơn ghi rõ tên người nhận hàng trên vận đơn và không thể chuyển nhượng. Chỉ người ghi tên mới có quyền nhận hàng.
- Vận đơn vô danh (Bearer B/L): Vận đơn không ghi rõ tên người nhận. Ai cầm vận đơn thì có quyền nhận hàng. Loại này ít dùng do rủi ro cao về quyền sở hữu.
Căn cứ vào ghi chú trên B/L
Khi căn cứ vào ghi chú trên vận đơn, vận đơn được chia thành hai loại: vận đơn hoàn hảo (Clean B/L) và vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L).
- Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): Đây là vận đơn mà trong đó hãng tàu xác nhận đã nhận hàng ở tình trạng tốt, không ghi chú hư hỏng hoặc thiếu sót nào. Clean B/L thường được yêu cầu trong thanh toán L/C.
- Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): Đây là vận đơn có ghi chú về tình trạng không tốt của hàng hóa hoặc bao bì, chẳng hạn như rách, ẩm, thiếu kiện… Loại vận đơn này thường không được chấp nhận trong L/C.
Căn cứ vào đặc điểm hành trình vận chuyển
Khi căn cứ vào đặc điểm hành trình thì vận đơn được chia thành 3 ba loại: vận đơn đi thẳng (Direct B/L), vận đơn đi suốt (Through B/L) và vận đơn đa phương thức (Multimodal Transport B/L).
- Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): Đây là vận đơn được phát hành khi hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ cảng đi đến cảng đích mà không qua cảng trung chuyển.
- Vận đơn đi suốt (Through B/L): Đây là vận đơn dùng khi hàng hóa được vận chuyển qua nhiều chặng hoặc nhiều phương tiện khác nhau, nhưng do cùng một hãng vận chuyển phát hành.
- Vận đơn đa phương thức (Multimodal transport B/L): Đây là vận đơn áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng nhiều phương thức khác nhau (đường biển, đường bộ, đường sắt, hàng không…) dưới một hợp đồng vận chuyển thống nhất.
Một số loại B/L khác
- Vận đơn ký phát theo hợp đồng vận chuyển theo chuyến (Charter Party B/L): Đây là vận đơn được phát hành theo hợp đồng thuê tàu chuyến, thường không được dùng trong thanh toán L/C vì rủi ro cao hơn.
- Vận đơn đã xuất trình (Surrendered B/L): Đây là vận đơn được người gửi hàng yêu cầu hãng tàu ghi chú “Surrendered”, cho phép người nhận hàng lấy hàng mà không cần B/L gốc.
- Vận đơn của người giao nhận hay còn gọi là vận đơn thứ cấp (House B/L): Đây là vận đơn do công ty giao nhận (forwarder) phát hành cho người gửi hàng, thay vì vận đơn gốc từ hãng tàu.
- Vận đơn thay đổi (Switch B/L): Đây là vận đơn được phát hành lại để thay đổi một số thông tin so với vận đơn gốc, thường dùng khi có bên trung gian cần che giấu nguồn gốc hàng hóa.
- Vận đơn cho bên thứ ba (Third party B/L): Đây là vận đơn mà người nhận hàng không phải là người mua hoặc người bán, mà là một bên thứ ba được chỉ định trong giao dịch.
Quy trình phát hành và sử dụng B/L
1. Các bước phát hành B/L
- Bước 1: Đặt chỗ vận chuyển (booking) Người xuất khẩu hoặc forwarder liên hệ hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng.
Đọc thêm: Booking trong xuất nhập khẩu là gì?
- Bước 2: Giao hàng cho hãng tàu Hàng được đưa đến cảng và giao cho hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển.
- Bước 3: Phát hành B/L Sau khi hàng được xếp lên tàu, hãng tàu (hoặc đại lý) sẽ phát hành B/L cho người gửi hàng hoặc forwarder.
- Bước 4: Gửi B/L cho người mua Người gửi hàng sẽ gửi bản gốc B/L (hoặc Telex Release) cho người mua, thường thông qua ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C.
2. Cách sử dụng B/L trong thanh toán và nhận hàng
- Sử dụng trong thanh toán quốc tế: B/L là chứng từ quan trọng trong phương thức thanh toán L/C – chỉ khi có B/L đúng và đầy đủ, ngân hàng mới thanh toán.
- Trình B/L để nhận hàng: Người nhập khẩu phải xuất trình bản gốc B/L tại cảng đến để được nhận hàng (trừ khi dùng Sea Waybill hoặc Telex Release).
Những lưu ý khi xử lý B/L
1. Kiểm tra thông tin trên B/L để tránh sai sót
Bill of Lading (Vận đơn) là giấy tờ quan trọng nhất trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò là bằng chứng hợp đồng vận chuyển và chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa. Việc kiểm tra kỹ thông tin trên B/L là cần thiết để tránh các sai sót có thể gây trì hoãn hoặc tranh chấp không đáng có.
2. Xử lý các tình huống đặc biệt:
B/L là giấy tờ gốc, rất quan trọng để lấy hàng tại cảng đến. Nếu bị mất B/L, quy trình xử lý thường gồm:
- Thông báo ngay cho hãng tàu hoặc công ty vận chuyển: Để họ hỗ trợ làm các thủ tục cần thiết.
- Đăng telex release: Một số hãng tàu cho phép phát hành B/L điện tử thay thế hoặc áp dụng telex release để hàng được giao mà không cần B/L gốc.
- Phát hành “Lệnh thay thế” (Letter of Indemnity – LOI): Người gửi hàng hoặc bên nhận hàng cam kết bồi thường cho hãng tàu nếu có tranh chấp phát sinh do mất B/L.
- Phải theo dõi sát sao quy trình để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn, tránh phát sinh chi phí lưu container hoặc tranh chấp pháp lý.
Khi cần chỉnh sửa thông tin trên B/L sau khi đã phát hành (ví dụ sai tên người nhận, thay đổi cảng dỡ hàng…), các bước xử lý gồm:
- Liên hệ ngay với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển: Thông báo và gửi yêu cầu sửa đổi.
- Cung cấp giấy tờ chứng minh và lý do sửa đổi hợp lý: Hãng tàu sẽ xem xét và ra B/L sửa đổi (Amendment B/L).
- Đảm bảo tất cả bên liên quan đều nhận được bản B/L sửa đổi: Để tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp khi giao nhận hàng.
- Lưu ý rằng sửa đổi B/L có thể mất phí và thời gian xử lý, vì vậy nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành B/L gốc.
Kết luận
Bill of Lading (B/L) là mắt xích không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Việc hiểu rõ chức năng, phân loại và cách xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến B/L sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra an toàn, minh bạch và đúng pháp lý. Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trên B/L và làm việc chặt chẽ với hãng tàu để tránh các sai sót đáng tiếc.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ các cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
