Một lô hàng đã đóng gói xong, khách mua liên tục hỏi lịch giao nhưng doanh nghiệp vẫn chưa nhận được xác nhận chỗ. Đến sát ngày dự kiến khởi hành, đội xuất khẩu mới phát hiện giờ cắt bãi đã thay đổi và thông tin vận đơn vẫn còn thiếu.
Đây là tình huống khá quen thuộc với những doanh nghiệp mới làm hàng đường biển. Book tàu xuất khẩu không chỉ là chọn một chuyến có lịch chạy phù hợp rồi gửi yêu cầu đặt chỗ. Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời tuyến vận chuyển, loại container, thời gian hàng sẵn sàng, cut-off và thông tin trên Booking Note để tránh phải đổi booking hoặc lỡ chuyến sau khi đã lên kế hoạch đóng hàng.
Book tàu xuất khẩu là nghiệp vụ gì?
Book tàu xuất khẩu là quá trình đặt chỗ vận chuyển hàng hóa trên một chuyến tàu biển thông qua hãng tàu hoặc công ty giao nhận. Doanh nghiệp cung cấp thông tin về tuyến đường, loại hàng, số lượng container và thời gian dự kiến giao hàng để hãng tàu xem xét khả năng tiếp nhận.
Cụm từ “book tàu” dùng để chỉ việc đặt chỗ cho container hoặc lô hàng trên một hành trình cụ thể. Doanh nghiệp không đặt toàn bộ con tàu.
Cần chuẩn bị gì trước khi book tàu xuất khẩu?
Xác định trách nhiệm vận tải theo Incoterms
Trước khi liên hệ hãng tàu, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện giao hàng trong hợp đồng. Đây là bước xác định bên nào có trách nhiệm thu xếp vận tải biển và thanh toán cước chính.
Với CIF hoặc CFR, người bán thường thu xếp vận tải biển đến cảng đích; với FOB, người mua thường chỉ định hãng tàu hoặc forwarder, còn người bán phối hợp giao hàng theo booking được chỉ định.
Sau khi xác định trách nhiệm vận tải, doanh nghiệp mới chốt các thông tin cần thiết để yêu cầu lịch tàu và đặt chỗ.
Nên chọn FCL hay LCL?
Doanh nghiệp nên xác định FCL hay LCL trước khi gửi booking request vì phương án này ảnh hưởng trực tiếp đến cách báo giá, loại booking, lịch vận chuyển và các mốc xử lý hàng.
FCL phù hợp khi doanh nghiệp sử dụng nguyên container hoặc cần chủ động hơn về đóng hàng và niêm phong container. LCL phù hợp khi lô hàng chưa đủ để sử dụng nguyên container và cần ghép chung với hàng của các chủ hàng khác.
| Tiêu chí | FCL | LCL |
|---|---|---|
| Hình thức giao hàng | Đóng nguyên container | Giao hàng lẻ tại kho CFS |
| Điểm giao hàng | Bãi container hoặc cảng | Kho gom hàng |
| Cách tính cước | Theo container | Theo trọng lượng hoặc thể tích tính cước |
| Thời gian xử lý | Thường ít khâu gom và tách hàng | Cần thêm thời gian gom hàng |
| Rủi ro tiếp xúc | Ít tiếp xúc với hàng khác | Có thể xử lý cùng nhiều lô hàng |
| Phù hợp | Lô hàng lớn hoặc cần kiểm soát riêng | Lô hàng nhỏ và đều đặn |
Với lô hàng nằm gần ngưỡng có thể chuyển từ LCL sang FCL, nên yêu cầu báo giá cả hai phương án để so sánh tổng chi phí door-to-port hoặc port-to-port.
Chuẩn bị thông tin cho Booking Request
Một yêu cầu booking càng đầy đủ thì thời gian xử lý càng nhanh. Doanh nghiệp nên chốt đủ dữ liệu để hãng tàu hoặc forwarder có thể kiểm tra lịch, chỗ và thiết bị phù hợp.
Các thông tin quan trọng gồm:
- Cảng xếp hàng, POL
- Cảng dỡ hàng, POD
- Tên và tính chất hàng hóa
- Số lượng hàng
- Trọng lượng dự kiến
- Thể tích nếu đi LCL
- Loại và số lượng container nếu đi FCL
- Ngày hàng sẵn sàng
- ETD mong muốn
- Yêu cầu về tuyến đi thẳng hoặc chuyển tải nếu có
- Hàng nguy hiểm, hàng lạnh hoặc hàng có yêu cầu đặc biệt nếu áp dụng.
Với FCL, cần xác định đúng loại container trước khi booking, chẳng hạn 20GP, 40GP, 40HC hoặc reefer. Không nên book container chỉ dựa trên thể tích hàng, vì còn phải kiểm tra trọng lượng hàng, khả năng đóng xếp và tải trọng cho phép của container.
Ngày hàng sẵn sàng cũng cần được xác định thực tế. ETD phù hợp nhưng hàng không thể hoàn tất trước CY cut-off thì chuyến đó không khả thi.
Đọc thêm: ETD là gì trong xuất nhập khẩu? Ý nghĩa và cách sử dụng ETD
Quy trình book tàu xuất khẩu thực hiện như thế nào?
Cách book tàu xuất khẩu hiệu quả gồm bảy bước: xác định nhu cầu vận chuyển, lấy báo giá, gửi yêu cầu đặt chỗ, kiểm tra xác nhận booking, tổ chức đóng hàng, nộp chứng từ đúng hạn và theo dõi lô hàng đến khi phát hành vận đơn.
Bước 1: Xác định tuyến đường và lịch giao hàng
Doanh nghiệp cần bắt đầu từ ngày khách hàng muốn nhận hàng, sau đó tính ngược thời gian vận chuyển, thời gian trung chuyển, thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và đóng hàng.
Khi xem lịch tàu, đừng chỉ nhìn vào ETD và ETA. Một chuyến đi thẳng thường dễ kiểm soát hơn, trong khi chuyến có trung chuyển có thể có cước tốt nhưng chịu thêm rủi ro chờ nối chuyến.
Các yếu tố nên được đối chiếu gồm:
- Cảng xếp và cảng dỡ có phù hợp với vị trí nhà máy và kho người mua hay không.
- Chuyến tàu đi thẳng hay phải trung chuyển.
- Tổng thời gian vận chuyển dự kiến.
- Tần suất chuyến và khả năng có chỗ trong mùa cao điểm.
- Năng lực cung cấp đúng loại container.
Bước 2: Lấy báo giá và so sánh tổng chi phí
Doanh nghiệp có thể yêu cầu báo giá trực tiếp từ hãng tàu hoặc thông qua forwarder. Báo giá cần thể hiện rõ tuyến vận chuyển, loại container, thời hạn hiệu lực, cước biển và các khoản phụ phí tại đầu xuất khẩu.
Một mức cước thấp chưa chắc tổng chi phí đã tốt nhất. Nếu lịch tàu không phù hợp, thiếu container rỗng hoặc thời gian trung chuyển dài, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho, điều xe và giao hàng trễ.
Khi so sánh báo giá, nên kiểm tra các nội dung sau:
| Nội dung | Câu hỏi cần làm rõ |
|---|---|
| Phạm vi báo giá | Giá đã gồm phí đầu xuất khẩu và vận chuyển nội địa chưa? |
| Thời hạn hiệu lực | Giá được giữ đến ngày nào? |
| Loại dịch vụ | Đi thẳng hay trung chuyển? |
| Thời gian vận chuyển | Tính từ cảng xếp đến cảng dỡ hay đến địa điểm cuối? |
| Free time | Có bao nhiêu ngày miễn phí theo xác nhận của hãng tàu? |
| Phí phát sinh | Có phí hủy chỗ, đổi chuyến hoặc sửa chứng từ hay không? |
Bước 3: Gửi booking request
Sau khi chọn được phương án phù hợp, doanh nghiệp gửi booking request qua cổng điện tử của hãng tàu, email hoặc hệ thống của forwarder.
Thông tin gửi đi phải nhất quán với hợp đồng thương mại và kế hoạch đóng hàng. Nếu chưa chắc chắn về trọng lượng hoặc số kiện cuối cùng, người phụ trách cần nêu rõ đây là số liệu dự kiến và xác nhận thời hạn được phép chỉnh sửa.
Với hàng lạnh, booking phải có nhiệt độ cài đặt, độ thông gió và yêu cầu kiểm soát độ ẩm nếu có. Với hàng nguy hiểm, doanh nghiệp cần khai đúng tên kỹ thuật, số UN, phân loại nguy hiểm và cung cấp tài liệu theo yêu cầu của hãng tàu.
Đọc thêm: Quy cách đóng gói cà phê xuất khẩu: Bao bì, trọng lượng và yêu cầu bảo quản
Bước 4: Nhận và kiểm tra Booking Confirmation
Sau khi hãng tàu hoặc forwarder xác nhận chỗ, doanh nghiệp sẽ nhận được Booking Confirmation (tại Việt Nam thường gọi là Booking Note). Trước khi lấy container hoặc bố trí đóng hàng, cần kiểm tra:
| Nội dung | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|
| Booking number | Mã dùng để theo dõi và xử lý lô hàng |
| Vessel và voyage | Tên tàu và số chuyến |
| Port of loading | Cảng xếp hàng |
| Port of discharge | Cảng dỡ hàng |
| ETD và ETA | Ngày dự kiến khởi hành và đến nơi |
| Empty depot | Địa điểm lấy container rỗng |
| CY cut off | Hạn cuối đưa container vào bãi |
| SI cut off | Hạn cuối nộp hướng dẫn lập vận đơn |
| VGM cut off | Hạn cuối nộp khối lượng toàn bộ đã xác minh |
| Equipment | Loại và số lượng container được xác nhận |
Lưu ý, ETD không phải cut-off. ETD là ngày tàu dự kiến khởi hành, còn container và chứng từ thường phải hoàn tất trước đó theo các deadline riêng. Nếu phát hiện sai POL/POD, loại container, routing, depot hoặc không thể đáp ứng cut-off, doanh nghiệp nên yêu cầu hãng tàu hoặc forwarder điều chỉnh booking trước khi tiếp tục triển khai đóng hàng.
Chỉ sử dụng phiên bản Booking Confirmation mới nhất cho các bước tiếp theo.[]
Bước 5: Lấy container, đóng hàng và hạ bãi
Với lô FCL, doanh nghiệp sử dụng booking number để lấy lệnh cấp container rỗng theo hướng dẫn. Container cần được kiểm tra trước khi đưa về nhà máy.
Các dấu hiệu cần quan sát gồm vách thủng, sàn ẩm, mùi lạ, cửa khó đóng, gioăng hỏng hoặc container không phù hợp với tính chất hàng. Nếu phát hiện bất thường, người nhận nên ghi hình và yêu cầu đổi container trước khi đóng hàng.
Sau khi đóng hàng, container được niêm phong, xác định VGM, vận chuyển đến bãi và hạ đúng terminal trước CY cut off.
Với lô LCL, doanh nghiệp giao hàng đến kho CFS theo thời hạn ghi trên phiếu hướng dẫn. Hàng cần có nhãn, mã lô và chứng từ giao nhận rõ ràng để hạn chế nhầm lẫn trong quá trình gom hàng.
Bước 6: Nộp SI, VGM và kiểm tra vận đơn nháp
Doanh nghiệp cần gửi SI và VGM theo deadline trên Booking Confirmation. Sau khi hãng tàu phát hành vận đơn nháp, doanh nghiệp cần kiểm tra tên các bên, địa chỉ, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng, container, seal, cảng và điều kiện cước phải khớp với bộ chứng từ thương mại.
Gross Weight dự kiến khi booking không được tính như VGM cuối cùng. Theo Tổ chức Hàng hải Quốc tế, shipper có trách nhiệm cung cấp VGM và đây là điều kiện để container được xếp lên tàu.
VGM được xác định bằng cách cân toàn bộ container đã đóng hàng hoặc cộng khối lượng hàng, bao bì, pallet, vật liệu chèn lót với khối lượng vỏ container theo phương pháp được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Bước 7: Theo dõi container và nhận vận đơn
Sau khi container hạ bãi, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi trạng thái hải quan, tình trạng xếp tàu và mọi thay đổi về lịch trình.
Khi tàu khởi hành, hãng tàu hoặc forwarder phát hành vận đơn theo hình thức đã thống nhất. Doanh nghiệp cần kiểm tra lần cuối ngày lên tàu, số container và nội dung chứng từ trước khi gửi bộ hồ sơ cho người mua hoặc ngân hàng.
Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, thông tin vận đơn phải tuân thủ chặt chẽ điều khoản của thư tín dụng. Một sai lệch nhỏ về tên cảng, ngày giao hàng hoặc số bản gốc cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình thanh toán.
Nên book tàu trực tiếp hay thông qua forwarder?
| Phương án | Phù hợp khi | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Book trực tiếp với hãng tàu | Sản lượng ổn định, tuyến đi thường xuyên và có đội vận hành riêng | Doanh nghiệp tự quản lý nhiều khâu và làm việc theo điều kiện của hãng |
| Book qua forwarder | Lô hàng chưa đều, cần gom dịch vụ hoặc cần hỗ trợ chứng từ | Cần kiểm tra phạm vi dịch vụ, năng lực xử lý và cấu trúc chi phí |
| Kết hợp cả hai | Doanh nghiệp có nhiều tuyến và muốn phân tán rủi ro | Cần thống nhất dữ liệu để tránh trùng booking |
Lựa chọn phù hợp không mặc định nằm ở việc bên nào báo giá thấp hơn. Doanh nghiệp nên đánh giá khả năng giữ chỗ, tốc độ phản hồi, độ rõ ràng của chứng từ và năng lực xử lý khi lịch tàu thay đổi.
Kết luận
Book tàu xuất khẩu không kết thúc ở việc nhận được xác nhận có chỗ. Doanh nghiệp cần chọn chuyến phù hợp với lịch giao hàng, kiểm tra kỹ Booking Confirmation và kiểm soát các mốc CY, SI, VGM trước khi tàu chạy.
Nếu booking có thay đổi, luôn sử dụng phiên bản xác nhận mới nhất làm căn cứ để lấy container, đóng hàng và xử lý chứng từ. Một booking được xử lý tốt là booking mà lịch tàu, thiết bị, chứng từ và kế hoạch đóng hàng được đồng bộ ngay từ đầu, nhờ đó giảm nguy cơ lỡ chuyến, phát sinh phí và phải sửa chứng từ sau khi hàng đã vào cảng.
Theo dõi Tradeint ngay để cập nhất những kiến thức về thương mại quốc tế!
Câu hỏi thường gặp
Nên book tàu trước ETD bao lâu?
Không có một khoảng thời gian cố định cho mọi tuyến. Với hàng thông thường, doanh nghiệp nên chuẩn bị booking trước ngày hàng sẵn sàng đủ lâu để xử lý xác nhận chỗ, container và chứng từ. Trong mùa cao điểm hoặc với hàng lạnh, hàng nguy hiểm, thời gian chuẩn bị cần dài hơn và phải xác nhận trực tiếp với hãng tàu.
Booking Confirmation có phải là vận đơn không?
Không. Booking Confirmation xác nhận yêu cầu đặt chỗ đã được tiếp nhận. Vận đơn được lập dựa trên SI và phát hành theo quá trình tiếp nhận hoặc xếp hàng của hãng tàu.
Các điểm cần lưu ý khi book tàu xuất khẩu là gì?
Doanh nghiệp hay gặp một số lỗi như: book sai trách nhiệm Incoterms, gửi sai container/trọng lượng, không kiểm Booking Confirmation, nhầm các mốc cut-off và không theo dõi thay đổi lịch tàu.
ETD trên booking có được đảm bảo không?
ETD là ngày khởi hành dự kiến. Lịch có thể thay đổi do hoạt động khai thác, thời tiết, tắc nghẽn cảng hoặc điều chỉnh hành trình. Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi sau khi nhận booking.
Có thể sửa booking sau khi đã xác nhận không?
Thông thường doanh nghiệp có thể yêu cầu sửa một số thông tin, nhưng việc sửa còn phụ thuộc vào tình trạng chỗ, thiết bị, thời điểm yêu cầu và chính sách của hãng tàu. Một số thay đổi có thể phát sinh phí.
Không nộp VGM thì container có được lên tàu không?
Theo quy định SOLAS được IMO công bố, VGM là điều kiện để container đóng hàng được xếp lên tàu. Doanh nghiệp phải gửi thông tin đúng phương pháp và trước thời hạn hãng tàu quy định.
TRADEINT - NỀN TẢNG TRA CỨU THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TOÀN CẦU
Giải Pháp Dữ Liệu Giúp Doanh Nghiệp Việt Nam Chinh Phục Thị Trường Quốc Tế
Địa chỉ: Tầng 15, TTC Tower, số 19 Duy Tân, phường Cầu Giấy, Hà Nội.
Liên hệ : (+84) 32 830 8550 - Email: [email protected]
Đặt lịch Demo với TradeInt ngay để trải nghiệm nền tảng miễn phí!
