CQ (Certificate of Quality) là giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa thường đi kèm trong hồ sơ xuất nhập khẩu. Dù không luôn bắt buộc, CQ giúp chứng minh hàng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu. Vậy CQ là gì, khi nào cần và ai cấp? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Giấy Chứng nhận chất lượng CQ
CQ (viết tắt của Certificate of Quality) là Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa, do nhà sản xuất hoặc tổ chức kiểm định độc lập cấp, nhằm xác nhận rằng hàng hóa đã được kiểm tra và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng quy định.
CQ thường đi kèm với các lô hàng xuất nhập khẩu, đặc biệt là các sản phẩm có giá trị cao, yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt như: máy móc, thiết bị điện tử, dược phẩm, thực phẩm, vật liệu xây dựng, v.v.
C/Q có vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu:
- Chứng minh chất lượng sản phẩm: CQ xác nhận rằng sản phẩm đã trải qua quá trình kiểm tra và đạt yêu cầu về chất lượng, tạo niềm tin cho người tiêu dùng và các đối tác.
- Là cơ sở để thông quan tại hải quan: CQ thường được yêu cầu trong quá trình thông quan hàng hóa tại hải quan, giúp rút ngắn thời gian và quy trình thông quan.
- Giúp đối chiếu, kiểm tra, và khiếu nại (nếu có): Khi xảy ra tranh chấp về chất lượng hàng hóa, CQ là bằng chứng để giải quyết vấn đề.
- Tạo lợi thế cạnh tranh: Sở hữu CQ giúp doanh nghiệp nổi bật hơn so với đối thủ trong thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh.
Chứng nhận chất lượng CQ có những loại nào?
Phân loại theo chủ thể cấp
- CQ do nhà sản xuất cấp (Manufacturer CQ): Đây là CQ do chính nhà sản xuất hàng hóa cấp, ghi rõ thông tin hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất, kết quả kiểm tra, số lô, ngày sản xuất…
- CQ do bên thứ ba cấp (Third-party CQ): Đây là CQ do tổ chức giám định độc lập (như SGS, Vinacontrol, Bureau Veritas…) cấp. CQ này được tin cậy cao hơn, thường dùng khi khách hàng yêu cầu chất lượng được xác thực độc lập; thường đi kèm với quá trình thử nghiệm hoặc kiểm định trước/xuất xưởng.
Phân loại theo tính chất pháp lý
- CQ bắt buộc: Đây là CQ áp dụng cho các mặt hàng thuộc danh mục quản lý chất lượng bắt buộc theo quy định pháp luật. Ví dụ: thiết bị điện, vật tư y tế, hóa chất, thiết bị đo lường, vật liệu xây dựng… Các mặt hàng này phải có CQ để làm thủ tục nhập khẩu, để được phép lưu hành trên thị trường và thường đi kèm thêm với chứng nhận hợp quy, kiểm tra chất lượng nhà nước, hoặc giấy phép chuyên ngành.
- CQ tự nguyện: CQ này không bắt buộc theo luật nhưng được yêu cầu trong hợp đồng thương mại, đấu thầu, hoặc do khách hàng yêu cầu. Mục đích chủ yếu tạo niềm tin về chất lượng, dễ dàng thông quan hàng hóa và đảm bảo minh bạch trong chuỗi cung ứng. CQ này thường do nhà sản xuất cấp hoặc có thể nhờ tổ chức thứ ba để tăng uy tín.
Nội dung chính trên chứng nhận CQ
1. Tên và địa chỉ nhà sản xuất (Manufacturer)
Mục này cần nêu rõ ràng, chính xác thông tin đơn vị trực tiếp sản xuất hàng hóa, giúp truy xuất nguồn gốc dễ dàng.
2. Tên người mua hoặc đơn vị yêu cầu cấp CQ (Buyer/Requester)
Tên người mua có thể là bên nhập khẩu hoặc bên phân phối hàng hóa.
3. Tên sản phẩm/hàng hóa (Product Name)
Người phát hành cần ghi rõ tên thương mại, tên kỹ thuật (nếu có) và cần khớp với các tài liệu liên quan như Invoice, CO, Packing List.
4. Mã hàng/số hiệu sản phẩm (Product Code/Serial Number)
Mã hàng giúp nhận dạng và truy xuất lô sản xuất.
5. Số lượng và đơn vị tính (Quantity and Unit)
Mục này cần thể hiện rõ số lượng hàng hóa được kiểm tra chất lượng.
6. Tiêu chuẩn chất lượng áp dụng (Standards/Specifications)
Bên phát hành CQ cần Ghi rõ theo tiêu chuẩn nào: ISO, TCVN, JIS, ASTM, EN, DIN,…bởi đây là phần cốt lõi nhất của CQ để chứng minh chất lượng sản phẩm.
7. Kết quả kiểm tra chất lượng (Test Results/Conformity Statement)
Nội dung có thể là bảng kết quả kiểm nghiệm hoặc lời xác nhận hàng hóa đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã công bố.
8. Ngày sản xuất và ngày kiểm tra (Date of Manufacture/Date of Inspection)
Thông tin này được dùng để xác định thời gian hiệu lực của CQ và liên quan đến hạn sử dụng (nếu có).
9. Chữ ký và con dấu xác nhận của tổ chức cấp
CQ hợp lệ cần có chữ ký người có thẩm quyền + con dấu pháp lý.
10. Thông tin phụ (nếu có)
Thông tin phụ bao gồm: lô hàng, địa điểm sản xuất, điều kiện bảo quản, mã lô, mã QR để tra cứu…
So sánh 2 loại giấy chứng nhận CO và CQ
CO và CQ là hai loại chứng từ thường xuất hiện cùng nhau trong hồ sơ xuất nhập khẩu, nhưng lại dễ bị nhầm lẫn do tên gọi gần giống. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa CO và CQ, đồng thời hiểu cách chúng phối hợp trong thực tế giao dịch quốc tế.
| Tiêu chí | CO (Certificate of Origin) – Giấy chứng nhận xuất xứ | CQ (Certificate of Quality) – Giấy chứng nhận chất lượng |
| Mục đích chính | Xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ quốc gia/vùng lãnh thổ cụ thể | Xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu |
| Cơ quan cấp | Phòng Thương mại và Công nghiệp (VCCI) hoặc tổ chức có thẩm quyền | Nhà sản xuất, nhà cung cấp hoặc tổ chức kiểm định chất lượng độc lập |
| Tính bắt buộc | Bắt buộc trong nhiều trường hợp để hưởng ưu đãi thuế quan (FTA) | Thường yêu cầu khi đối tác nhập khẩu yêu cầu hoặc hàng hóa thuộc danh mục kiểm tra chất lượng |
| Tác động lên thuế nhập khẩu | CO có thể giúp hưởng mức thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại | CQ không trực tiếp ảnh hưởng đến thuế nhưng có thể ảnh hưởng gián tiếp nếu chất lượng không đạt yêu cầu |
| Định dạng phổ biến | Mẫu CO form A, B, D, E… tùy theo hiệp định thương mại | Không có mẫu chuẩn quốc tế – thường theo mẫu của nhà sản xuất hoặc tổ chức kiểm định |
| Giá trị pháp lý | Cao – được quốc tế công nhận nếu do cơ quan có thẩm quyền cấp | Phụ thuộc vào uy tín của đơn vị cấp – thường được chấp nhận nếu do tổ chức độc lập cấp |
Đọc thêm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO trong xuất nhập khẩu là gì?
Xin cấp giấy chứng nhận chất lượng thế nào?
Đối với giấy chứng nhận chất lượng CQ tự nguyện
Trong trường hợp CQ tự nguyện, CQ có thể do nhà sản xuất hoặc bên thứ ba cấp:
- CQ do nhà sản xuất cấp
- Bước 1: Khi đặt hàng, yêu cầu nhà sản xuất cung cấp CQ kèm theo lô hàng.
- Bước 2: CQ thường đi cùng hàng hóa khi vận chuyển, và nộp cho hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu (nếu được yêu cầu).
- Bước 3: Đối chiếu thông tin trên CQ với thực tế hàng hóa và hợp đồng.
- CQ do tổ chức giám định cấp
- Bước 1: Doanh nghiệp liên hệ với tổ chức giám định (như SGS, Vinacontrol, Intertek…) để đăng ký kiểm tra chất lượng.
- Bước 2: Gửi mẫu hoặc mời giám định viên kiểm tra lô hàng.
- Bước 3: Sau khi đạt tiêu chuẩn, tổ chức giám định cấp giấy CQ độc lập.
- Bước 4: Sử dụng CQ trong các thủ tục hải quan, đấu thầu, bán hàng, hoặc cung cấp cho khách hàng.
Đối với giấy chứng nhận chất lượng CQ bắt buộc
Đối với trường hợp CQ bắt buộc thì doanh nghiệp cần xin xác nhận chất lượng với cơ quan nhà nước. Khi đó, quy trình tổng quát để xin CQ bao gồm:
Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý chuyên ngành như:
- Bộ Công Thương (đối với thiết bị điện, điện tử)
- Bộ Y tế (đối với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng)
- Bộ GTVT, Xây dựng, KH&CN… tùy mặt hàng.
Hồ sơ thường gồm:
- Đơn đăng ký kiểm tra chất lượng.
- Hợp đồng, hóa đơn, vận đơn.
- Catalog sản phẩm hoặc tài liệu kỹ thuật.
- Giấy chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn (nếu có).
- Bản sao CQ của nhà sản xuất (nếu có).
Bước 2: Lấy mẫu và thử nghiệm
Hàng hóa có thể được lấy mẫu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi lấy mẫu, sản phẩm sẽ được đưa đến phòng thí nghiệm đã được chỉ định hoặc công nhận để tiến hành thử nghiệm, nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn theo quy định hiện hành.
Bước 3: Cấp xác nhận đạt chất lượng
Nếu kết quả đạt yêu cầu, cơ quan sẽ cấp văn bản xác nhận hoặc giấy chứng nhận chất lượng để doanh nghiệp tiếp tục thông quan/lưu hành.
Kết luận
Tóm lại, giấy chứng nhận CQ là một thành phần quan trọng giúp đảm bảo và chứng minh chất lượng hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng việc chuẩn bị đầy đủ CQ theo yêu cầu của đối tác hoặc cơ quan chức năng sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và minh bạch hơn. Hiểu rõ vai trò, nội dung và cách sử dụng CQ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và nâng cao uy tín trong giao dịch quốc tế.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ các cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
