Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I) là một trong những loại chứng từ quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về hóa đơn thương mại C/I, từ khái niệm, chức năng, đến cách lập và các lưu ý cần thiết.
Hóa đơn thương mại (C/I) là gì?
Commercial Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại được viết tắt là C/I. Đây là loại chứng từ thương mại được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Hóa đơn này thường bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa, điều khoản thanh toán, và các thông tin liên quan khác.
Bên cạnh việc là chứng từ thanh toán, hóa đơn thương mại còn được coi như là một hồ sơ pháp lý. Nội dung của hóa đơn thương mại phải phản ánh đúng và đầy đủ tất cả các thông tin liên quan đến giao dịch kinh doanh giữa hai bên.
Hóa đơn thương mại giữ nhiều chức năng quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu:
- Yêu cầu thanh toán: Là căn cứ để bên bán yêu cầu thanh toán từ bên mua trong giao dịch.
- Định giá hải quan: C/I là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu và dùng để khai báo giá trị hàng hóa trên tờ khai hải quan.
- Kiểm tra thông tin: Dùng để đối chiếu với các chứng từ khác như: vận đơn, Packing List, giấy báo hàng đến…
- Điều chỉnh sai lệch: Nếu có sai lệch giữa C/I và các chứng từ khác, người làm thủ tục hải quan phải kiểm tra và điều chỉnh để tránh bị từ chối thông quan.
Như vậy, C/I không chỉ là một chứng từ thanh toán mà còn là một phần quan trọng trong quy trình hành chính và pháp lý của hoạt động xuất nhập khẩu.
Có những loại hóa đơn thương mại (C/I) nào?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, có nhiều loại hóa đơn thương mại phục vụ cho các mục đích khác nhau. Dưới đây là một số loại hóa đơn thương mại phổ biến mà bạn có thể gặp.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ là một dạng C/I tạm thời được sử dụng để đưa ra dự kiến về giá trị và các điều khoản của hợp đồng. Mặc dù nó có hình thức giống như hóa đơn thương mại, nhưng không được sử dụng để thanh toán.
- Mục đích: Hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng để chào hàng, gửi mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ cho bên mua trước khi thực hiện giao dịch. Đồng thời, nó giúp bên mua và bán bàn bạc và thống nhất các điều khoản trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.
- Thông tin cần có: Thông thường, hóa đơn chiếu lệ sẽ bao gồm thông tin về hàng hóa, giá cả dự kiến và điều kiện giao hàng.
Hóa Đơn Tạm Thời (Provisional Invoice)
Hóa đơn tạm thời được sử dụng trong trường hợp hai bên chưa thống nhất một số điều khoản cụ thể. Trường hợp áp dụng hóa đơn tạm thời bao gồm:
- Giao lô hàng lớn, chia nhiều đợt: Hai bên ký một hợp đồng chung, giao hàng và thanh toán nhiều lần để giảm rủi ro, giúp bên mua dễ xoay vòng vốn.
- Giá sẽ xác định sau khi giao hàng hoàn tất: Người bán muốn tạm thu tiền trước, hóa đơn tạm thời được dùng cho đến khi hai bên chốt giá chính thức.
- Giá hợp đồng tạm tính, chốt theo giá thị trường tại thời điểm giao hàng cuối cùng: Bên bán tạm tính giá để thu tiền trước, sau đó điều chỉnh theo giá thị trường thực tế.
- Thanh toán theo khối lượng, phẩm chất tại cảng đến: Người bán tạm thu tiền ngay sau khi giao, thanh toán cuối cùng sẽ dựa vào trọng lượng, phẩm chất thực tế tại điểm đến.
Hóa Đơn Chính Thức (Final Invoice)
Hóa đơn chính thức là tài liệu cuối cùng dùng để thanh toán khi hợp đồng đã được thực hiện hoàn tất.
- Giá trị pháp lý: Đây là chứng từ có giá trị pháp lý và xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng. Hóa đơn này xác nhận cam kết thanh toán của bên mua và bên bán theo các điều khoản của hợp đồng.
- Thông tin chi tiết: Hóa đơn chính thức thường bao gồm mọi thông tin cần thiết từ giá cả, số lượng, cho đến điều kiện giao hàng.
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)
Hóa đơn chi tiết mô tả về từng mặt hàng được cung cấp về số lượng, giá cả, các thông tin cần thiết khác căn cứ vào thỏa thuận trong hợp đồng. Thường được dùng trong trường hợp đơn hàng đa dạng về sản phẩm và chủng loại.
Hóa Đơn Lãnh Sự (Consular Invoice)
Hóa đơn lãnh sự là C/I cần được xác nhận bởi lãnh sự quán hoặc cơ quan chính phủ khác ở đất nước xuất khẩu. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ (C/O). Xác nhận của lãnh sự nước xuất khẩu nhằm mục đích:
- Đánh thuế hàng nhập khẩu.
- Đảm bảo người bán không bán phá giá mặt hàng đó.
- Cung cấp về các mặt hàng phải chịu thuế
Hóa Đơn Trung Lập (Neutral Invoice)
Hóa đơn trung lập được sử dụng trong trường hợp tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, hoặc dùng trong phương thức buôn bán thông qua trung gian. Trong những trường hợp này, người bán không đủ năng lực thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hóa, hoặc người bán không muốn đứng tên trên hóa đơn, vì thế họ sử dụng hóa đơn do người khác đứng tên ký phát.
Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại (Commercial Invoice - C/I)
1. Người mua (Buyer/Importer)
Thông tin về người mua cần được ghi đầy đủ và chính xác:
- Tên công ty: Nên ghi tên công ty đầy đủ để tránh nhầm lẫn.
- Thông tin liên hệ: Cần có địa chỉ, fax, email và số điện thoại của người đại diện.
- Tài khoản ngân hàng: Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng để dễ dàng trong việc thanh toán.
2. Người bán (Seller/Exporter)
Nội dung phần này cũng phải đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản về người bán giống như người mua
3. Số Invoice
Số invoice là mục thể hiện số tên viết tắt chuẩn, hợp lệ do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại.
4. Ngày Invoice
Ngày Invoice là ngày 2 bên ký hợp đồng và sẽ là trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading)
5. Hình thức thanh toán
Terms of Payment có thể kể đến những phương thức phổ biến như: T/T; L/C; D/A; D/P. Được dùng phổ biến nhất chính là T/T (điện chuyển tiền – người mua chuyển tiền thẳng vào tài khoản người bán). Hay phương thức L/C (thanh toán tín dụng bằng chứng từ) cũng khá được ưa chuộng. Cuối cùng là 2 hình thức thanh toán D/A và D/P áp dụng cho thanh toán nhờ thu chứng từ.
6. Thông tin hàng hóa
Thông tin chi tiết về hàng hóa cần được ghi rõ ràng:
- Tên hàng: Ghi đúng tên hàng hóa để dễ dàng trong việc kiểm tra.
- Số lượng và trọng lượng: Cần phải ghi rõ số lượng, tổng trọng lượng, số khối, và số kiện hàng.
- Giá nhập: Cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa để tính toán tổng tiền cần thanh toán.
7. Nước xuất xứ hàng hóa
Nước xuất xứ hàng hóa nhằm truy xuất nguồn gốc của hàng hóa đó xuất xứ từ quốc gia nào, ví dụ như Vietnam, China,…để bạn có thể biết được.
8. Tổng tiền (Amount)
Tổng tiền thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng cả số và chữ, với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của 2 bên.
9. Điều kiện Incoterms
Điều kiện Incoterms cần ghi cùng địa điểm cụ thể của bên xuất khẩu (ví dụ như CIF HN, Vietnam).
Ngoài ra, trên Commercial Invoice cũng sẽ có một số thông tin thường gặp khác như: POL – cảng xếp hàng/ POD – cảng dỡ hàng, tên tàu/số chuyến, Destination – Đích đến – thường hay trùng với POD…hay các giảm giá, chiết khấu,…ghi kèm theo.
Lưu ý quan trọng khi làm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice - C/I)
Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác
- Mô tả hàng hóa chi tiết: Mô tả nên rõ ràng, tránh dùng từ mơ hồ, chung chung vì hải quan dựa vào đây để kiểm tra và xác định thuế.
- Đồng tiền thanh toán: Ghi rõ loại tiền (USD, EUR, JPY, VND,…), không viết tắt mơ hồ như “$” vì có thể gây hiểu nhầm (USD hay CAD?).
- Thể hiện đúng đơn giá và tổng giá trị: Tính toán cần khớp và hợp lý. Nếu có chi phí phụ như phí đóng gói, vận chuyển nội địa,… cần ghi rõ.
Đảm bảo thông tin trùng khớp với các chứng từ khác
Commercial Invoice phải phù hợp và thống nhất với:
- Packing List
- Bill of Lading
- L/C (nếu có)
- Tờ khai hải quan
Bất kỳ sai lệch nào cũng có thể dẫn đến trì hoãn thông quan hoặc ngân hàng từ chối thanh toán.
Tuân thủ yêu cầu quốc gia nhập khẩu
Một số quốc gia yêu cầu:
- Consular Invoice (hợp pháp hóa lãnh sự)
- Original signed copy
- Thông tin CO – Certificate of Origin
Hóa đơn thương mại (C/I) theo Thông tư 78
Nếu doanh nghiệp Việt Nam phát hành hóa đơn điện tử cho mục đích xuất khẩu, cần đảm bảo:
- Hóa đơn tuân thủ mẫu chuẩn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Ghi rõ “xuất khẩu” ở mục hàng hóa, có thông tin đối tác nước ngoài.
- Đảm bảo gửi hóa đơn qua phần mềm được chấp thuận bởi cơ quan thuế.
Số bản hóa đơn
Chuẩn bị đủ bản gốc (original) và bản sao theo yêu cầu:
- Thông quan hải quan
- Gửi cho đối tác
- Lưu hồ sơ kế toán
- Gửi ngân hàng trong thanh toán L/C
Kết luận
Hóa đơn thương mại (C/I) không chỉ đơn giản là một chứng từ thanh toán mà còn là một phần quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc hiểu rõ về các loại hóa đơn, nội dung chính, và các quy định liên quan là rất cần thiết để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt được những thông tin cần thiết về hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu.
Theo dõi Tradeint ngay để nâng cao kiến thức chuyên môn và không bỏ lỡ những cập nhật mới nhất về thương mại quốc tế.
