Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình giao thương. Bởi lẽ, nó phản ánh tính hợp pháp của hàng hóa mà và đảm bảo quyền lợi cho nhà xuất khẩu và nhập khẩu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu bộ chứng từ xuất nhập khẩu để có cái nhìn khái quát nhất.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu (tiếng Anh là Import and Export Documents), là một tập hợp các tài liệu được sử dụng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Những tài liệu này nhằm xác nhận quyền sở hữu, nguồn gốc và quá trình vận chuyển hàng hóa qua biên giới. Vì vậy, bộ chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong toàn bộ quá trình giao dịch quốc tế, từ khâu đàm phán, giao hàng, thông quan, thanh toán đến pháp lý và hậu kiểm.
Tầm quan trọng của bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế bởi những vai trò sau đây:
- Cơ sở pháp lý cho giao dịch: Đó là bằng chứng quan trọng cho việc thực hiện hợp đồng thương mại giữa bên mua và bên bán. Thế nên, các chứng từ này đóng vai trò then chốt trong việc xác minh trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan trong trường hợp có tranh chấp.
- Căn cứ để thông quan hàng hóa: Khi hàng hóa được xuất hoặc nhập khẩu, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu người khai báo cung cấp bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Dựa vào đó, hải quan sẽ kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng để quyết định có cho phép thông quan hay không.
- Phục vụ thanh toán quốc tế: Trong phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), ngân hàng chỉ thực hiện việc thanh toán khi người xuất khẩu xuất trình đầy đủ và chính xác các chứng từ theo quy định trong L/C.
- Hỗ trợ kiểm soát và quản lý hàng hóa: Nhờ có thông tin chi tiết về số lượng, trọng lượng, bao bì, phương tiện vận chuyển,… doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn quá trình vận chuyển, lưu kho và phân phối. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và rủi ro trong logistics.
- Đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng: Một số loại hàng hóa cần giầy tờ kiểm dịch, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, hay giấy chứng nhận chất lượng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật của nước nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm những gì?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ hàng hóa
Đây là nhóm chứng từ thể hiện thông tin về hàng hóa và giao dịch thương mại giữa hai bên.
- Hợp đồng mua bán – Sales Contract (bắt buộc): là văn bản pháp lý xác nhận thỏa thuận giữa người mua và người bán về các điều kiện liên quan đến hàng hóa như chủng loại, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (bắt buộc): thể hiện giá trị hàng hóa và là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế xuất – nhập khẩu.
- Phiếu đóng gói hàng hóa – Packing List (bắt buộc): mô tả cách thức đóng gói, số kiện, trọng lượng, thể tích và chi tiết từng kiện hàng. Nó giúp kiểm tra hàng hóa khi bốc dỡ và lưu kho.
- Chứng từ kiểm định – Certificate of Inspection: áp dụng đối với một số mặt hàng yêu cầu phải có kiểm định chất lượng, kiểm tra vệ sinh, an toàn kỹ thuật theo quy định của nước nhập khẩu. Ví dụ như nông sản, hóa chất, máy móc,…
- Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin: chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O bắt buộc phải có nếu hàng hóa thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại giữa các nước.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ vận tải
Nhóm chứng từ này thể hiện quá trình vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua.
- Thỏa thuận lưu khoang – Booking Note: thể hiện việc đặt chỗ vận chuyển hàng hóa với hãng tàu hoặc hãng vận tải. Nó là chứng từ không bắt buộc phải có.
- Vận đơn – Bill of Lading (bắt buộc): do người vận tải cấp cho người gửi hàng, xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Các loại vận đơn phổ biến gồm có:
- CMR: dùng trong vận tải đường bộ quốc tế
- Road Waybil: dùng cho vận tải đường bộ nội địa hoặc các trường hợp không áp dụng CMR
- Air Waybill: dùng trong vận tải hàng không
- Ocean Bill of Lading: dùng trong vận tải biển
- Giấy báo hàng đến – Arrival Notice: được hãng tàu gửi đến người nhận để thông báo thời gian hàng đến cảng đích.
- Lệnh giao hàng – Delivery Order: sử dụng để người nhận làm thủ tục lấy hàng từ cảng hoặc kho.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ bảo hiểm
Nhóm chứng từ này được sử dụng khi các bên có thỏa thuận mua bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm – Insurance Certificate: không bắt buộc phải có, trừ khi hợp đồng mua bán quy định rằng bên bán hoặc bên mua phải mua bảo hiểm cho lô hàng.
- Đơn bảo hiểm – Insurance Policy: không bắt buộc phải có nếu không có điều khoản yêu cầu bảo hiểm trong hợp đồng.
- Thông báo tổn thất – Notice of Loss/Damage: xác định tình trạng tổn thất của lô hàng và thông báo cho bên vận chuyển.
- Chứng từ bồi thường thiệt hại – Claim Documents: được lập khi xảy ra mất mát hoặc hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển và cần yêu cầu bên bảo hiểm bồi thường.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ thanh toán
Nhóm chứng từ này liên quan đến việc thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán. Tùy vào phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P, D/A…), các chứng từ thanh toán có thể khác nhau. Một số loại thường gặp có thể kể đến:
- Hối phiếu, séc – Bill of Exchange, Cheque: do người bán lập, bên mua ký chấp nhận thanh toán
- Điện chuyển tiền – Swift MT103: xác nhận giao dịch chuyển tiền quốc tế
- Ủy nhiệm chi – Payment Order: do người mua lập, chỉ thị ngân hàng chuyển tiền cho người bán
- Thư tín dụng – Letter of Credit: bắt buộc phải có khi thanh toán theo phương thức L/C.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Chứng từ hải quan
- Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu – Export/Import License: bắt buộc khi hàng hóa thuộc diện quản lý, do cơ quan nhà nước chuyên ngành cấp.
- Tờ khai hải quan – Customs Declaration (bắt buộc): dùng để khai báo với cơ quan hải quan khi thông quan hàng hóa.
Thành phần của bộ chứng từ nhập khẩu và chứng từ xuất khẩu phần lớn là giống nhau, trừ chứng từ hải quan. Do đó, ngoài 4 loại ở trên thì hồ sơ xuất khẩu khẩu sẽ yêu cầu thêm tờ khai hải quan và giấy phép xuất khẩu. Tương tự như vậy, ở chiều nhập khẩu, bắt buộc có tờ khai hải quan và giấy phép nhập khẩu nếu cần mới hoàn thành full bộ chứng từ nhập khẩu.
Ý nghĩa của một số thành phần chứng từ với các bên trong hợp đồng thương mại
Hầu hết bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ do bên xuất khẩu chuẩn bị và giao cho bên nhập khẩu. Mỗi bên cần hiểu rõ ý nghĩa từng thành phần chứng từ để sử dụng đúng mục đích.
| CHỨNG TỪ | ĐỐI VỚI NHÀ XUẤT KHẨU | ĐỐI VỚI NHÀ NHẬP KHẨU |
| Hợp đồng mua bán | Căn cứ để bán hàng | Căn cứ để mua hàng |
| Hóa đơn thương mại | Căn cứ khai hải quan, xác nhận giá trị hàng | Căn cứ tính thuế nhập khẩu và thanh toán |
| Phiếu đóng gói | Bàn giao hàng chính xác cho bên vận chuyển | Dùng để kiểm hàng và hỗ trợ thông quan |
| Vận đơn | Bằng chứng giao hàng cho bên vận chuyển | Dùng để nhận hàng từ bên vận chuyển |
| Chứng nhận xuất xứ | Cấp cho nhà nhập khẩu | Chứng minh nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan |
| Chứng từ kiểm dịch, kiểm định | Căn cứ đáp ứng yêu cầu kiểm soát chất lượng | Căn cứ để được phép nhập khẩu |
| Tờ khai hải quan | Khai báo thông tin với hải quan nước xuất khẩu | Khai báo thông tin với hải quan nước nhập khẩu |
Các vấn đề cần lưu ý khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu
1. Khai đúng tên hàng hóa bằng tiếng Việt
Việc khai báo tên hàng hóa bằng tiếng Việt tưởng chừng đơn giản nhưng lại dễ gây hiểu nhầm nếu không rõ ràng và chính xác. Một số từ ngữ có thể bị diễn giải sai, dẫn đến yêu cầu kiểm tra chuyên ngành hoặc bổ sung giấy phép.
2. Xác định đúng mã HS (HS Code)
Sai mã HS không chỉ gây ra sai sót trong áp thuế mà còn ảnh hưởng đến việc áp dụng chính sách quản lý hàng hóa, dẫn đến bị truy thu thuế hoặc xử phạt. Do đó, cần đối chiếu mã HS quốc tế (6 số đầu) và áp dụng đúng 2 hoặc 4 số cuối theo quy định của Việt Nam, đảm bảo phản ánh đúng bản chất của sản phẩm.
3. Điền chính xác và đầy đủ thông tin
Sai sót trong thông tin khai báo như mã loại hình, phương thức vận chuyển, tên cơ quan hải quan, mã doanh nghiệp,… có thể khiến tờ khai bị từ chối hoặc không thể chỉnh sửa. Vì vậy, người làm chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo tất cả dữ liệu được điền đầy đủ và chính xác theo đúng hướng dẫn nghiệp vụ.
4. Đảm bảo tính đồng bộ giữa các chứng từ
Các tài liệu như hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, nhãn hàng,… cần thống nhất về mô tả, mã hiệu và thông tin sản phẩm. Việc không đồng bộ thông tin có thể gây khó khăn khi khai báo hải quan hoặc làm phát sinh thủ tục chỉnh sửa, thậm chí dẫn đến bị kiểm hóa hoặc phạt.
5. Khai đúng đơn vị tiền tệ
Việc sử dụng sai đơn vị tiền tệ trên hóa đơn thương mại có thể dẫn đến khai sai giá trị hàng hóa, gây sai lệch thuế nhập khẩu. Người làm chứng từ cần xác định chính xác đồng tiền giao dịch, quy đổi khi cần thiết và đảm bảo nhất quán với các tài liệu liên quan.
6. Khai đúng nước xuất xứ của hàng hóa
Sai nước xuất xứ ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và chính sách ưu đãi, đồng thời có thể làm hàng hóa bị giữ lại để xác minh. Vì vậy, không nên chỉ dựa vào hóa đơn mà cần kiểm tra nhãn mác hàng hóa hoặc chứng nhận xuất xứ (C/O) để khai báo chính xác.
7. Sử dụng loại hóa đơn phù hợp
Trong những trường hợp không có thanh toán, như loại hình H11 hay H21, việc dùng hóa đơn thương mại là không phù hợp và có thể bị từ chối. Thếnên, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp phát hành các loại hóa đơn phi thương mại như “Proforma Invoice” hoặc “Non-commercial Invoice”.
8. Hóa đơn và hợp đồng cần có chữ ký, con dấu
Một số doanh nghiệp sử dụng hệ thống phát hành chứng từ điện tử không có chữ ký, điều này gây khó khăn trong quá trình xin giấy phép và làm thủ tục hải quan. Vì vậy, nên đề nghị đối tác ký và đóng dấu trên hợp đồng, hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
9. Khai đúng mã hiệu hàng hóa
Mã hiệu hàng hóa phải trùng khớp giữa nhãn hàng thực tế và các tài liệu như hợp đồng, tờ khai, phiếu đóng gói. Nếu khai sai mã hiệu, đặc biệt trong trường hợp bị kiểm hóa, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hoặc phải giải trình kéo dài thời gian thông quan.
10. Chỉ mở tờ khai khi đã có đầy đủ giấy phép
Kết luận
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong quá trình giao thương quốc tế. Thế nên, hiểu rõ về các loại chứng từ, vai trò, quy trình chuẩn bị và những vấn đề cần lưu ý sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu một cách thuận lợi và hiệu quả.
